Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine bedeutende Regelung in Kraft: Die Pflicht zur elektronischen Rechnung für inländische B2B-Umsätze . Diese gesetzliche Anforderung markiert einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen.

Warum ist die E-Rechnung so wichtig?

Die elektronische Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Formaten wie PDF-Dokument oder Papier sind E-Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie der XML-Datei erstellt, das nahtlos in Buchhaltungssoftware integriert werden kann. Dies minimiert manuelle Eingabefehler und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess erheblich. E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, um eine rechtskonforme und effiziente Verarbeitung zu gewährleisten.

Wer ist betroffen?

Die Regelung betrifft alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Ab Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Der Versand wird ebenfalls verpflichtend, wobei kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro bis 2027 eine verlängerte Übergangsfrist erhalten. Weiterhin Papierrechnungen zu verwenden, ist dann nicht mehr zulässig, außer in spezifischen Ausnahmefällen.

Ausnahmen und Sonderregelungen

Einige sonstigen Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen, darunter Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro. Zudem gibt es spezielle Regelungen für bestimmte Branchen wie die Land- und Forstwirtschaft. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass sie bis spätestens 2028 vollständig auf elektronische Rechnungen umgestellt haben, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Technologische Voraussetzungen

Unternehmen müssen geeignete Softwarelösungen implementieren, die die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen. Dies umfasst die Erstellung, den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen. Die Systeme müssen zudem den gesetzlichen Vorgaben, wie sie beispielsweise in § 29 UStG beschrieben sind, entsprechen und eine sichere sowie rechtskonforme Datenverarbeitung gewährleisten. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, um die elektronische Verarbeitung zu ermöglichen.

Wie kann CONVOTIS unterstützen?

CONVOTIS bietet umfassende IT-Lösungen, die speziell auf die Anforderungen der neuen E-Rechnungspflicht abgestimmt sind. Mit einer vollständigen Integration in bestehende Systeme, flexiblen Anpassungsmöglichkeiten und einem starken Fokus auf Sicherheit und Compliance gewährleistet CONVOTIS, dass Unternehmen optimal auf die Umstellung vorbereitet sind. Besonders wichtig ist dabei, dass die Lösungen der europäischen Norm entsprechen, um die rechtskonforme Verarbeitung sicherzustellen.

Handlungsbedarf für Unternehmen

Unternehmen, die rechtzeitig auf die neuen Anforderungen reagieren und ihre Systeme entsprechend anpassen, können nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch ihre internen Prozesse effizienter gestalten und Fehlerquellen minimieren. Zudem wird die Verpflichtung, Rechnungen elektronisch auszustellen und zu empfangen, ab 2025 für alle Unternehmen zur Realität.