13Sep2016

CONVOTIS Umfrageergebnisse zu Employee Self Service (ESS)

 

Die Hochschule Bochum führte zusammen mit CONVOTIS im Verbundstudiengang Betriebswirtschaft (B.A.) ein internationales Projektseminar durch. Das Projekt mit dem Thema „Employee Self Services (ESS) Anwendungsmöglichkeiten und Anwendungsrealität“ untersuchte, u. a., wie Kunden und Partner der CONVOTIS einer Nutzung von ESS gegenüberstehen. Das Projekt wurde im Juli 2016 abgeschlossen.

CONVOTIS besonderer Dank geht an Prof. Dr. rer. pol. Martin Grote, Prof. Dr.-Ing. Michael Toth und an das gesamte Projektteam.  

Unter ESS und versteht man web-basierte Anwendungsprogramme oder mobile Anwendungen, mit der Mitarbeiter (ESS) und Führungskräfte (MSS) eigene/fremde personalbezogene Daten selbst anlegen, anzeigen, ändern oder Prozesse starten können. Durch den Zugriff der Mitarbeiter auf eigene/fremde Daten und Prozesse der Personalwirtschaft über das Intranet des eigenen Unternehmens sollen Abläufe des Personalmanagements vereinfacht, beschleunigt und vereinheitlicht werden.

Ausgewählte Ergebnisse einer Umfrage zu diesem Thema, die im Rahmen des Projektseminars im Mai durchgeführt wurde, veröffentlichen wir hier. Für die Umfrage wurde ein Online-Fragebogen an mehrere hundert mittelständische Unternehmen in Deutschland verschickt. Es wurden alle Mitarbeiter, unabhängig von der Unternehmensgröße, befragt. Fokus der Befragung war insbesondere auch die Nutzung mobiler Endgeräte und Apps.

 

Lt. Umfrage nutzen durchschnittlich 9 von 10 Personen ein Smartphone

Erwartungsgemäß nutzen mehr als 95 Prozent der jungen Leute zwischen 18 und 30 Jahren ein Smartphone, aber auch in der Altersklasse „über 45“ konnten bereits 80 Prozent ein Smartphone vorweisen.

ESS-Systeme nur bei 15 Prozent der befragten Unternehmen im Einsatz

Ein ESS-System war gerade einmal bei 15 Prozent der Befragten im Einsatz, bei 40 Prozent wird dieses Angebot nicht genutzt und dem Großteil (45 Prozent) ist diese Art eines Selbstbedienungssystems gänzlich unbekannt.

 

Zufriedenheit mit Zeiterfassung als Teil eines ESS-Systems liegt bei nur 12%

Trotz eines Zeiterfassungssystems - als Teil eines ESS-Systems - im Unternehmen, sind von 70 Prozent der Befragten, nur 51 Prozent über Abwesenheiten anderer Mitarbeiter rechtzeitig informiert. Im Bereich Zeiterfassung sind gerade mal 12 Prozent der Befragten mit Ihrer Zeiterfassung vollständig zufrieden und ca. 30 Prozent sehen erheblichen Verbesserungsbedarf.

New Work in Zeiten von Work-Life-Balance und Arbeitswelt 4.0 auch im Hinblick auf ESS wichtig

Insbesondere weitere Informationen und Services für die Mitarbeiter spielten für die Befragten in der Umfrage eine sehr große Rolle. Somit wurden mit 75,5 Prozent „Unternehmensneuigkeiten“ als weiteres wichtiges Merkmal gekennzeichnet, gefolgt von Weiterbildungsangeboten mit 73,5 Prozent und Themen rund um die Work-Life-Balance. 51,5 Prozent nannten Fitnessangebote und 29 Prozent den Speiseplan inklusive Kalorienrechner als sinnvolle Funktion einer erweiterten ESS-Anwendung. 

Social-Intranet als weiterer Baustein gewünscht

Nur 41,5 Prozent der befragten verfügen in Ihrem Unternehmen über ein Intranet, davon wiederum sehr wenige über ein Social-Intranet. Die meist geforderten Funktionen waren Wissensaustausch (77 Prozent), Stärkung der Teamkommunikation und des Miteinander (56,5 Prozent), Dokumentation (49,5 Prozent), Motivation/Spaß (47 Prozent), Umfragen (41,5 Prozent), Chats (41,5 Prozent). Wissensaustausch wurde dabei speziell im Handwerk und bei Personen über 45 Jahren gefordert.

Nur 20 Prozent haben Bedenken zum Thema Datenschutz und missbräuchliche Überwachung

Nur 20 Prozent der Befragten empfinden Bedenken, am meisten genannt wurden Überwachung durch Vorgesetzen (75 Prozent), Möglicher Zugriff auf persönliche Daten (77,5 Prozent) und Identitätsraub / Missbrauch des Profils (55 Prozent). 

Interessanterweise sind Bedenken bei der Nutzung einer solchen ESS Anwendung altersunabhängig und es konnte kein Anstieg der Befürchtungen bei Probanden höheren Alters (> 45) festgestellt werden.

Fazit

Die Studie ergibt, dass es einen großen Bedarf – insbesondere für jüngere Mitarbeiter - für den Einsatz einer ESS-Applikation gibt. Diese sollte möglichst viele Dienste bündeln, um für den Nutzer attraktiv zu sein. Je mehr sinnvolle Dienste angeboten werden, umso wertvoller wird die Applikation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Der Arbeitnehmer hat den Vorteil, dass ihm die Arbeit in vielerlei Hinsicht erleichtert und bürokratische bzw. administrative Hürden genommen werden. Auch beim Arbeitgeber liegt der Vorteil in der Reduzierung von administrativen Prozessen, einer höheren Flexibilität in der Personaleinsatzplanung und der Diversifikation vom Wettbewerb im Kampf um Bewerber sowie der langfristigen Bindung von qualifizierten Fachkräften. In einer ESS-Applikation sollten daher möglichst viele Dienste verbunden werden und das Konzept sollte als Baukastenprinzip ständig erweiterbar und an die zukünftigen Bedürfnisse der Arbeitnehmer und des Arbeitgebers individuell anpassbar sein.

Sie möchten Prozesse der Personalwirtschaft in Ihrem Unternehmen mit ESS-Konzepten effizienter und agiler gestalten? CONVOTIS bietet mittelständischen Unternehmen und Organisationen eine umfassende Strategie, Beratung und Umsetzung von IT-Projekten und Personaldienstleistungen.

 

 

 

 

Über CONVOTIS 

CONVOTIS ist eine innovative und wachsende Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Frankfurt am Main. Seit 1999 setzen wir digitale Lösungen, IT- und Serviceprojekte im gesamten deutschsprachigen Raum um.

Mit einem Zugang zu über 1.000 Kunden aus dem mittleren und gehobenen Mittelstand, zählen wir zu den etablierten Technologie- und Serviceunternehmen in Deutschland. CONVOTIS ist ein lösungsorientierter, finanzstarker und verlässlicher Partner für unsere Kunden.

Unser Schwerpunkt liegt auf den beiden folgenden Geschäftsfeldern:

Digital Solutions – Wir entwickeln individuelle IT- und Technologie-Lösungen in den Bereichen Cloud, Enterprise Mobility, Portale und Webanwendungen.

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Nadina Arnautovic
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