Angepasste Standardlösungen
Entwicklung individueller Lösungen
Prozessbeschleunigung und Produktivitätssteigerung durch digitale Arbeitsabläufe
Wenn Sie in Ihren Prozessen viel Papier verarbeiten und Sie Ihre Prozesse vollständig und schnell digitalisieren möchten, dann sind Sie hier goldrichtig. Wir gestalten Ihre Arbeitsabläufe effizienter.
Weniger Papier produzieren und weniger Papier verarbeiten – digitale Prozesse um die Effizienz zu erhöhen.
Beginnen Sie einfach: mit unserem eInvoicing produzieren Sie bereits digitale Dokumente. Mit unserem Document Management System digitalisieren Sie bestehende Papierdokumente und rufen alle Dokumente zu jeder Zeit auf jedem Gerät ab. Das ist zudem sicher für Sie, denn gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden eingehalten und alle Dokumente revisionssicher archiviert. Zudem stehen Ihren Mitarbeitern alle Unterlagen zur Verfügung – auch im Homeoffice, denn Ordner gibt es nun keine mehr. Digitalisierung bedeutet eben auch Freiheit.
Ihre CONVOTIS Vorteile
Standards smart individualisiert
Integration in Ihre Systeme
Integriert mit Ihrer ERP/FiBu-Lösung und Office 365/ Microsoft Teams
Rechenzentrum in Deutschland
Höchste IT Sicherheit
DSGVO konform
Erfahrung & Vertrauen
40 Jahre Erfahrung
ISO zertifiziert
Diese Kunden vertrauen CONVOTIS
Produkte für ein besseres Arbeiten Mit diesen Produkten helfen wir Ihnen, Papier durch digitale Dokumente zu ersetzen und ein neues, einfacheres Arbeiten kennenzulernen.
Demo Termin anfragen
Dokumenten-Management Alle Dokumente überall und jederzeit einsehen.
Das Dokumenten-Management-System (DMS) der CONVOTIS speichert Ihre ehemaligen Papierdokumente in einem zentralen, digitalen Archiv. Dazu werden der enthaltene Text, Schlagwörter und weitere Informationen gespeichert. Das DMS ermöglicht Ihnen dann ein Auffinden der Dokumente in Sekunden - über eben diese Schlagwörter und Informationen. Und das DMS von CONVOTIS lässt Ihre Mitarbeiter die Dokumente an jedem Ort für die Arbeit nutzen. Sogar von mehreren Orten aus gleichzeitig. Zusätzlich werden die Dokumente revisionssicher archiviert.
Und das sind Ihre Vorteile …Jeder, überall, gleichzeitig
Die Dokumente sind zu jedem Zeitpunkt für alle verfügbar. So können der Einkauf in München und die Buchhaltung in Hamburg die gleiche Rechnung zur selben Zeit einsehen und für ihre Arbeit nutzen. Kopien entfallen künftig.
Nie mehr verlorene Seiten
Werden alle eingehenden Papier-Dokumente gescannt, können auf dem Weg durch die Bearbeitung keinerlei Dokumente oder Seiten daraus verloren gehen. Die Dokumente liegen im DMS in exakt dem Zustand vor, in dem sie im Unternehmen eingegangen sind.
Individuelle Lösungen
Eine weitere Stärke von CONVOTIS ist die Software-Entwicklung. So kann CONVOTIS auch Standardprogramme an Ihre gewohnten Prozesse anpassen. Es ist uns sehr wichtig, dass sich stets die Software dem Kunden anpasst und nicht umgekehrt.
Kollaboration und Prozesse
Das ECM von CONVOTIS ermöglicht die vereinfachte Zusammenarbeit mit Dokumenten im Team, aber auch zwischen Geschäftspartnern. Besonders dann, wenn Dokumente mit Prozessen verbunden sind, zeitigt das Weiterreichen der Dokumente mit dem Workflow große Steigerungspotenziale im Bereich der Effizienz.
Dokumente beim Workflow
Das DMS weist Dokumente aufgrund von Kennzeichen an Sachbearbeiter oder Teams zu. Dort stehen die Dokumente für Workflows zur Verfügung. Nach Abschluss werden die Dokumente mit dem Workflow weitergereicht – ohne manuellen Transport von Ordnern.
Massive Einsparungen
Die Einsparungen durch die Verwendung der digitalen Dokumente sind vielfältig, den vieles fällt einfach weg: Von der Lagerung und dem Transport bis zur Suche von Unterlagen. Es reicht bis hin zur Nutzung von Skonti, weil die Rechnung rechtzeitig in der Buchhaltung ankam.
Maximale Sicherheit
CONVOTIS bietet Hosting Cloud Services bewusst im eigenen Rechenzentrum in Nürtingen an. Dort ist ein Höchstmaß an IT-Sicherheit und eine Einhaltung von DSGVO-Richtlinien gesichert, das alle Anforderungen unserer Kunden erfüllt und unseren strengen Qualitätszielen gerecht wird.
Scan-Dienstleistungen Vertraulich.
Scannen.
Erfassen.
CONVOTIS übernimmt gerne das Scannen und Digitalisieren Ihrer Papier-Dokumente. Dazu gehört ebenfalls das zuverlässige Erfassen von Daten und Parametern sowie das Zuführen der neuen, digitalen Belege zu Anwendungen.
Von der CONVOTIS Power profitieren ...360° Beleg-Scan
Für die Digitalisierung Ihrer Belege hat CONVOTIS einen 360°-Prozess von größter Sorgfalt etabliert. Unser Qualitäts-Management monitort Aufnahme, Bearbeitung, den Scan selbst – und führt anschließend einen Abgleich mit Ihren Metadaten aus.
Scannen großer Mengen
CONVOTIS kann auch große Mengen von Papierbelegen durch Stapelscannen verarbeiten. So werden täglich bis zu 120.000 Papierbelege und bis zu 400.000 digitale Belege gescannt.
Scannen aller Formate
CONVOTIS scannt Papierbelege vom einfachen Antragsformular bis zum gebunden Papierdokument. Auch Formularfelder können sicher ausgelesen und an Anwendungen weitergereicht werden. Unser Softwareentwicklungsteam ermöglicht das Lesen jedes spezifischen Formats und den Abgleich mit all Ihren bestehenden Anwendungssystemen.
Zentraler Rechnungseingang
CONVOTIS scannt Eingangsrechnungen per Just in Time Verarbeitung. Durch den anschließenden Datenabgleich mit dem ERP-System stehen die digitalen Belege dann direkt zur Verarbeitung im ERP bereit.
Zertifizierte Sicherheit
CONVOTIS legt für das Scannen Ihrer Belege eine besonders vertrauens-bildende Basis. Alle unsere Prozesse sind transparent und werden unserer strengen Qualitätssicherung unterzogen. CONVOTIS ist nach ISO 9001 und nach ISO 27001 zertifiziert.
100% Vertrauen
Die Wertschöpfungskette von CONVOTIS ist vollständig in Deutschland lokalisiert. Für das vertrauensvolle Scannen Ihrer Belege stellt Ihnen CONVOTIS persönliche Ansprechpartner in Vertrieb und Technik bereit.
Wir beraten und betreiben Ihre Lösung für Sie Dabei hat CONVOTIS den Anspruch, stets mit 360° Sicht zu agieren.
Demo Termin anfragen
Natürlich mit 360° Sicht
Ganz gleich, ob Sie Ihre IT-Lösungen inhouse betreiben oder smart unser hochsicheres Rechenzentrum in Nürtingen nutzen: CONVOTIS unterstützt Sie durch kompetente Beratung, sichere und schnelle Implementierung und schnell reagierenden Support. In den Bereichen Dokumentenmanagement, eBilling, eInvoicing und Cloud-Telefonie haben wir durch sehr viele Erfahrungen in Projekten besonderes Expertenwissen aufgebaut.
Beratung mit Weitblick
Jeder unserer Kunden ist ein Individuum. Jeder unserer Kunden bringt andere Anforderungen ein, hat andere spezielle Wünsche. Die Erfahrung aus über 40 Jahren Zusammenarbeit mit unseren Kunden hat den Blick für eine 360° Sicht auf Geschäftsmodelle geschärft. CONVOTIS geht auf individuelle Anforderungen gerne und vor allem mit den weitreichenden und budgetschonenden Möglichkeiten der Software-Entwicklungsabteilung ein. So können in weiten Bereichen Standardlösungen eingesetzt werden. Und für spezielle Anforderungen werden individuelle Anpassungen bereitgestellt.
Optimale Integration & Implementierung
CONVOTIS integriert seine Lösungen stets nahtlos in die bestehende Unternehmenslandschaft an Anwendungen. Schon früh hat CONVOTIS Schnittstellen geschaffen und durch Anpassungen Brücken geschlagen. Bei der Wahl der Plattform berät CONVOTIS bei der Entscheidungsfindung. Ob die Cloud die perfekte Infrastruktur liefert, bewertet CONVOTIS mit 360° Blick auf Prozesse, Geschäftsmodell und Ziele des Unternehmens.
Wir übernehmen & betreiben für Sie
Das Outsourcing von Prozessen ist zu Recht ein Trend in der deutschen Industrie. Wieviel Outsourcing Ihr Unternehmen am besten unterstützt, ermittelt CONVOTIS mit 360° Blick auf Geschäftsmodell und Ziele des Unternehmens. Software as a Service bildet dabei den Einstieg. CONVOTIS übernimmt jedoch auch ganze Prozesse von Digitalisierung von Dokumenten bis zur Lohnbuchhaltung. Dabei ist stets IT-Sicherheit oberstes Gebot. So steht das Rechenzentrum von CONVOTIS in Nürtingen und ermöglicht das Einhalten von DSGVO-Vorschriften.
Wir sind für Sie da!
Sie wollen sich mit unseren Experten austauschen?
Sie wollen mehr über Digitalisierung bei CONVOTIS erfahren?
Das CONVOTIS Digitalisation Team beantwortet gerne alle Ihre Fragen!
