Gestión y archivo de documentos.
Un potente sistema de gestión de documentos digitaliza su sistema de archivo, integra los documentos directamente en los procesos empresariales y los archiva a prueba de auditorías, para conseguir flujos de trabajo eficientes, un acceso rápido y el cumplimiento de las normativas a largo plazo.
Controla los documentos de forma selectiva, con archivado digital para agilizar los procesos.
Cuando los documentos circulan desestructurados en correos electrónicos o unidades de red, hay una falta de visión de conjunto, trazabilidad y control, especialmente en los procesos de RR.HH., finanzas o compras que hacen un uso intensivo de documentos. Las auditorías se vuelven complejas y los riesgos de cumplimiento aumentan.
CONVOTIS crea la estructura necesaria con potentes soluciones de gestión de documentos: los documentos se gestionan en función de reglas, se archivan según metadatos definidos y están disponibles en todos los sistemas. El archivo, el acceso y la eliminación cumplen la legislación y son trazables, lo que garantiza la seguridad de los procesos, la rapidez de las búsquedas y la alta calidad de los datos.
Tecnología que se integra: para una gestión de documentos escalable y conforme a las normativas.
- Archivos electrónicos para RRHH, compras, contratos, facturas
- Integración en sistemas ERP, CRM y RRHH
- Enrutamiento automatizado de documentos mediante metadatos
- Gestión del ciclo de vida de todos los tipos de documentos
- Eliminación y control de acceso conforme al GDPR
- Archivo a prueba de auditorías y registros de auditoría
- Preparado para el cumplimiento: GoBD, ISO 27001, eIDAS
- Conexión mediante API REST, OData, CMIS, etc.
- Funcionamiento on-prem, en nube privada o híbrido
- Ampliable con automatización de flujos de trabajo e IDP
¿Cuáles son las ventajas concretas?
Mejor control, menos esfuerzo, máxima trazabilidad.
Cómo te apoyamos.
Realizamos una gestión de documentos escalable y un archivado a prueba de auditorías, integrados en su entorno de sistemas existente.
Nuestros expertos analizan sus procesos, desarrollan una arquitectura adecuada y acompañan la implantación, incluyendo la conexión de interfaces, el concepto de autorización y el funcionamiento productivo. Para una gestión documental de alto rendimiento con archivos digitales, flujos de trabajo eficientes y acceso centralizado a la información.
Los expedientes digitales constituyen la base de una gestión de documentos estructurada. Ya se trate de expedientes de personal, contratos o proveedores, creamos transparencia, lógica de acceso y trazabilidad con soluciones de archivo centralizadas. El contenido se controla sistemáticamente mediante metadatos, se archiva en función de normas y está disponible a prueba de auditorías, para lograr flujos de trabajo eficientes y responsabilidades claramente definidas en toda la empresa.
CONVOTIS integra los documentos directamente en sus aplicaciones especializadas existentes. Esto convierte la gestión de documentos en una parte activa de los procesos operativos, por ejemplo en compras, ventas o recursos humanos. Gracias a la conexión basada en API y al control basado en funciones, todo el contenido está disponible donde se necesita, de forma segura, trazable y sin interrupciones del sistema.
El archivado conforme es un componente central de cualquier estrategia sostenible de gestión de documentos. Creamos archivos digitales que aplican de forma fiable los periodos de conservación, las normas de eliminación y los requisitos legales, de conformidad con GoBD, a prueba de GDPR y totalmente auditables. Los procesos automatizados reducen las fuentes de error y crean seguridad en la auditoría y el día a día.
Tanto si se trata de recibir, procesar o archivar, estructuramos todo el ciclo de vida de los documentos de forma técnicamente limpia. Con una lógica de metadatos coherente, una clasificación automatizada y una estructura de archivado definida, nuestra gestión de documentos permite un control específico de todo el contenido, a prueba de auditorías, trazable y gestionable de forma centralizada.
Nuestras soluciones de gestión y archivo de documentos se adaptan a su entorno informático: ya sea localmente, en la nube privada o como plataforma híbrida con soberanía de datos segura. Gracias a interfaces abiertas, arquitecturas API-first y componentes modulares, garantizamos la máxima escalabilidad y garantía de futuro, adaptadas a sus requisitos de gobernanza y cumplimiento normativo.
Tu transformación informática empieza aquí.
Hablemos de tus objetivos.
Tanto si deseas reestructurar sus procesos documentales como modernizar las soluciones de archivo existentes, te ayudamos con una arquitectura de sistemas bien pensada, una integración orientada a los procesos y una gobernanza clara. Juntos crearemos un sistema de gestión documental eficiente, a prueba de auditorías y sostenible a largo plazo.
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PREGUNTAS FRECUENTES
En nuestras FAQ encontrarás respuestas concisas a preguntas clave sobre la selección, integración, conformidad, soberanía de datos y garantía de futuro de los modernos sistemas de gestión de documentos.
¿Aún tienes preguntas?
Un sistema de gestión de documentos (SGD) permite archivar, controlar y estructurar los documentos relevantes para la empresa, en todos los sistemas, en función del contexto y a prueba de auditorías. Admite el procesamiento automatizado mediante metadatos, regula los derechos de acceso e integra los documentos directamente en procesos operativos como compras, RRHH o contabilidad. De este modo, la gestión de documentos se convierte en un componente activo de sus procesos empresariales digitales.
Un DMS moderno garantiza el cumplimiento de requisitos normativos como GoBD, GDPR o ISO 27001, mediante un archivado a prueba de auditorías, registros de auditoría trazables y reglas de eliminación automatizadas. El acceso se controla en función de las funciones y los periodos de conservación se supervisan técnicamente. Esto permite a las empresas cumplir los requisitos de conformidad de forma fiable y a prueba de auditoría permanente.
Los campos de aplicación típicos son las áreas con un uso intensivo de documentos, como recursos humanos, gestión de contratos, compras o verificación de facturas. Los tipos de documentos van desde expedientes digitales de personal, albaranes y facturas hasta contratos y actas. Los formatos híbridos, como archivos adjuntos de correo electrónico o recibos escaneados, también pueden capturarse, indexarse y procesarse en función de reglas mediante un DMS.
Nuestras soluciones de gestión de documentos se basan en interfaces abiertas (por ejemplo, REST API, OData, CMIS) y pueden integrarse de forma flexible en los sistemas ERP, CRM o de recursos humanos existentes. Los documentos no solo se vinculan, sino que también se proporcionan en contexto: con asignación automática de metadatos, historial de versiones y archivado directo desde el sistema de destino.
Mientras que los simples sistemas de almacenamiento de archivos no ofrecen ninguna estructura ni lógica de cumplimiento, un DMS garantiza que los documentos se almacenan, clasifican y archivan a prueba de auditorías según normas fijas. El archivado significa que el contenido es inalterable, versionado de forma trazable y permanentemente accesible, incluso más allá de los plazos legales. Esto protege a las empresas de la pérdida de datos, las lagunas en las pruebas y los riesgos de responsabilidad.
