Automation First: Estrategias para la Implementación de Plataformas Inteligentes
14. junio 2025
La automatización se ha convertido en una palanca clave para la competitividad digital. Sin embargo, para ser eficaz a largo plazo, requiere algo más que medidas aisladas: necesita una base estratégica. El enfoque «Automation First» proporciona exactamente eso, garantizando que los procesos se diseñan desde el principio para ser automatizados de manera eficiente, escalable y tecnológicamente sensata.
En este artículo, abordamos las preguntas más comunes en torno a «Automation First», con un enfoque práctico, una perspectiva de TI y un énfasis en las medianas empresas.
¿Qué se entiende por «Automation First»?
«Automation First» es un enfoque arquitectónico estratégico. Los procesos se examinan desde la fase de planificación para determinar si pueden automatizarse e integrarse eficazmente en las estructuras de TI existentes, y cómo. El objetivo no es añadir la automatización más tarde, sino incorporarla desde el principio.
La atención se centra en tecnologías como la Automatización Robótica de Procesos (RPA) para tareas basadas en reglas, la Inteligencia Artificial (IA) para la toma de decisiones basada en datos, y las plataformas Low-Code para una implementación flexible y escalable por parte de las unidades de negocio.
El resultado: un entorno de TI que no solo funciona de forma eficiente, sino que está diseñado estructuralmente para la estandarización, el mantenimiento y el desarrollo continuo.
¿En qué se diferencia «Automation First» de la optimización de procesos tradicional?
Las mejoras de procesos tradicionales suelen ser reactivas: la optimización se produce cuando surgen los problemas. «Automation First» sigue un enfoque proactivo y reflexivo. Los procesos se diseñan sistemáticamente para que sean automatizables, con interfaces claras, flujos de datos estructurados e integración en la arquitectura existente.
La diferencia radica en la mentalidad: En lugar de ajustar los procesos existentes, la atención se centra en cómo la tecnología puede apoyar de forma óptima o incluso asumir por completo los procesos desde el principio.
Ejemplo práctico: Automatización en Gütermann
Un ejemplo práctico de cómo funciona en la práctica un enfoque orientado a una estrategia de «Automation First» es el caso de la empresa Gütermann. Junto con CONVOTIS, se implementó un proyecto de RPA cuyo objetivo principal era automatizar tareas administrativas repetitivas, como el mantenimiento de datos.
Al principio, se identificaron procesos especialmente adecuados para la automatización debido a su naturaleza estandarizada. Tras una breve fase de pruebas, pronto quedó claro: el ahorro de tiempo en las operaciones diarias era sustancial. Los robots podían realizar las tareas rutinarias de forma fiable, sin errores, las 24 horas del día y sin sobrecargar los sistemas informáticos. Además, la integración en el entorno de sistemas existente se realizó sin problemas.
El proyecto de Gütermann es un buen ejemplo de lo pragmática y eficaz que puede ser una estrategia de automatización cuando se establece en una fase temprana y con un enfoque específico.
Historia de éxito: Gütermann GmbH – CONVOTIS GmbH
¿Qué papel desempeñan los empleados en una estrategia de «automatización ante todo»?
Un enfoque de automatización moderno no pretende sustituir a los empleados, sino apoyarlos de forma específica. Las tareas estandarizables y repetitivas pueden automatizarse, lo que permite a los empleados centrarse en áreas en las que su experiencia aporta el mayor valor: conocimiento del dominio, pensamiento analítico y toma de decisiones empresariales.
Es crucial que las nuevas tecnologías no se introduzcan de forma aislada. Nuestros expertos recomiendan implicar a los empleados desde el principio, mediante formación, aclarando sus funciones y proporcionándoles herramientas que reduzcan realmente su carga de trabajo. Sólo cuando los beneficios sean tangibles se producirá la aceptación.
¿Cómo empezar?
El punto de partida suelen ser proyectos pequeños y claramente definidos. Los procesos adecuados son los que tienen un alto grado de repetición, datos claros e interfaces bien definidas. De este modo, se pueden adquirir las primeras experiencias, tanto desde el punto de vista técnico como organizativo.
Estos proyectos piloto proporcionan información valiosa para la ampliación y permiten una evaluación temprana de las dependencias tecnológicas y organizativas. Ayudan a estimar los esfuerzos de integración de forma realista y generan confianza en la viabilidad dentro de la arquitectura informática existente.
Siete factores de éxito probados en la práctica de CONVOTIS:
Para implantar con éxito «Primero la automatización», es fundamental adoptar un enfoque metódico que tenga en cuenta factores organizativos, técnicos y operativos:
- Empezar con proyectos piloto claramente definidos, centrándose en procesos estructurados, estandarizados y fácilmente accesibles a través de sistemas.
- Designe a una persona de contacto central con autoridad para tomar decisiones, preferiblemente con conocimientos técnicos y organizativos transversales.
- Implicar a los empleados mediante la cualificación específica, a través de la formación, la clarificación de funciones y la apropiación del proceso.
- Garantizar una comunicación transparente de los beneficios y objetivos, tanto a nivel técnico como de gestión.
- Dar prioridad a los procesos con alta probabilidad de error, especialmente los de gran volumen o relevancia para el cumplimiento.
- Documentar y comunicar sistemáticamente los resultados para su reutilización, ampliación y normalización.
- Evalúe los progresos mediante indicadores clave de rendimiento (KPI) concretos, como la duración de los ciclos, el porcentaje de errores y el uso de recursos.
¿Qué objetivos estratégicos deben priorizarse?
Una estrategia de automatización integral debe centrarse en cuatro objetivos centrales, tanto desde el punto de vista de TI como del negocio:
- Centrarse en el usuario: Procesos claros y comprensibles para los usuarios internos y los clientes externos.
- Accesibilidad: Acceso unificado y basado en roles a datos y aplicaciones.
- Utilización de datos: Captura, análisis e introducción eficaz de datos relevantes en la toma de decisiones.
- Capacidad de respuesta: Capacidad para adaptar rápidamente los procesos y sistemas según sea necesario.
Esta matriz de objetivos garantiza que la automatización no solo sea técnicamente sólida, sino también eficaz desde el punto de vista empresarial.
¿Qué retos suelen plantearse?
En la práctica, al aplicar una estrategia de automatización suelen surgir dos obstáculos principales:
- Barreras organizativas: Falta de apropiación, escasa aceptación o incertidumbre a la hora de afrontar los cambios.
- Complejidad tecnológica: herramientas aisladas, interfaces ausentes o entornos de sistemas complejos.
Estos retos rara vez pueden resolverse por completo internamente. Por lo tanto, merece la pena buscar apoyo externo desde el principio, ya sea para evaluar opciones técnicas, integrar sistemas o crear una arquitectura general sostenible.
¿Qué tecnologías son esenciales para el éxito?
Tres áreas tecnológicas han demostrado ser especialmente eficaces en la práctica:
- Automatización robótica de procesos (RPA): Para tareas recurrentes y estructuradas.
- Inteligencia Artificial / Aprendizaje Automático: Para decisiones basadas en datos y reconocimiento de patrones.
- Plataformas de bajo código: Para un desarrollo rápido y flexible por parte de las unidades de negocio.
La elección de las herramientas adecuadas depende siempre del proceso específico; lo crucial es que se integren de forma razonable en el entorno informático y sean escalables para el desarrollo a largo plazo.
¿Por qué es ahora el momento adecuado para «Automation First»?
Diseñar procesos eficientes, flexibles y preparados para el futuro es un requisito fundamental para las medianas empresas de hoy en día. «Automation First» representa un enfoque estratégico orientado específicamente a la adaptabilidad, la escalabilidad y la estabilidad operativa.
CONVOTIS apoya a las empresas a lo largo de este camino -desde el análisis inicial del potencial hasta la implantación- con conocimientos técnicos, una perspectiva práctica y una comprensión de las estructuras de las medianas empresas.
¿Le interesa saber cómo podría ser esto para su empresa? Estaremos encantados de asesorarle, independientemente de la tecnología, orientados a las soluciones y con un claro enfoque en lo que importa.
