Gestión de contenidos empresariales con OpenText.
La gestión moderna de contenidos empresariales (ECM) vincula la información entre sistemas, sitúa los documentos en el contexto adecuado y los archiva de acuerdo con la normativa, para lograr procesos integrados, una gran transparencia y un almacenamiento conforme a la ley.
Documentos, datos y procesos: conectados de forma inteligente en el archivo digital de la empresa.
Contratos, facturas, archivos y correos electrónicos: las empresas generan enormes cantidades de datos cada día, a menudo aislados, desestructurados y almacenados en silos. La falta de información contextual, los procesos manuales y las interrupciones del sistema dificultan las búsquedas, aumentan los riesgos de auditoría y ralentizan los procesos digitales.
Un ECM moderno vincula el contenido con los metadatos, lo sitúa en un contexto empresarial y garantiza el control centralizado, la transparencia y la trazabilidad a lo largo de todo el ciclo de vida.
Con OpenText ECM y xECM, CONVOTIS integra procesos de documentos estructurados directamente en SAP, Salesforce y SuccessFactors, para obtener flujos de trabajo integrales, flujos de datos coherentes y almacenamiento a prueba de auditorías.
Tecnología que se integra: para una gestión de documentos escalable y conforme a las normativas.
- Archivos electrónicos para RRHH, compras, facturas, contratos y proyectos
- Integración en SAP, SuccessFactors, Salesforce y más
- Control de metadatos y enrutamiento de documentos basado en reglas
- Archivado a prueba de auditorías conforme a la Directiva GoBD, incluidas las pistas de auditoría
- Conceptos de acceso con control de funciones y plazos de supresión GDPR
- Interfaces REST, OData, RFC y CMIS para la integración de sistemas
- Funcionamiento en la nube privada, en las instalaciones o híbrido
- OpenText xECM como plataforma central para la gobernanza y la conformidad
¿Cuáles son las ventajas concretas?
Procesos documentales eficientes, reducción de riesgos y máxima transparencia.
Cómo te apoyamos.
La gestión de contenidos empresariales con OpenText ECM/xECM aporta estructura a los confusos entornos documentales, como sistema estratégico para el almacenamiento a prueba de auditorías, flujos de trabajo transparentes y acceso coherente a la información.
La implementación, integración y funcionamiento se llevan a cabo a lo largo de sus procesos de negocio y arquitectura de TI: desde la integración SAP hasta el modelado de roles y la estrategia de archivado. Ya se trate de expedientes contractuales, documentos de RR.HH. o procesamiento de facturas, CONVOTIS crea un sistema ECM escalable y conforme que mejora de forma mensurable la eficiencia y el cumplimiento.
Una plataforma de gestión de contenidos empresarial sostenible comienza con una estrategia clara. Analizamos los sistemas DMS y de archivo existentes, desarrollamos una arquitectura objetivo y consolidamos el contenido en una estructura ECM preparada para el futuro, basada en OpenText xECM. El resultado: una gestión de documentos integrada y basada en reglas con un modelo de metadatos coherente y una gobernanza clara.
Con OpenText xECM como parte de su sistema de gestión de contenidos empresariales, realizamos archivos digitales especializados, por ejemplo para personal, contratos, facturas o procesos de compra. El contenido se muestra contextualmente, se controla mediante reglas y se gestiona a lo largo de todo el ciclo de vida. La integración en los sistemas ERP, CRM y de recursos humanos crea una organización coherente, una mejor capacidad de recuperación y un archivado a prueba de auditorías.
La gestión de contenidos empresariales solo despliega todo su potencial cuando se integran los procesos: con xECM para SAP, S/4HANA y SuccessFactors, conectamos los contenidos no estructurados directamente con los procesos empresariales. Ya sean expedientes de personal, pedidos o reservas: los documentos se generan, versionan y archivan automáticamente, totalmente integrados en sus interfaces SAP Fiori con control de metadatos y acceso basado en roles.
Un sistema moderno de gestión de contenidos empresariales también se ajusta con precisión a los requisitos normativos. Con OpenText xECM, realizamos el archivado conforme a GoBD, las reglas de eliminación conforme a GDPR y los registros de auditoría sin fisuras. Nuestras soluciones son compatibles con la norma ISO 27001, los requisitos ESG y otras normas del sector, en las instalaciones, en la nube o como arquitectura ECM híbrida.
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Los flujos de información complejos requieren una estructura ECM clara: Con la gestión de contenidos empresariales basada en OpenText xECM, creamos una plataforma que controla sistemáticamente los contenidos, vincula los procesos de forma inteligente y cumple los requisitos normativos de forma fiable. Tanto si se trata de una nueva construcción como de un desarrollo posterior, implantamos una solución que elimina la presión de sus procesos empresariales.
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PREGUNTAS FRECUENTES
En nuestras FAQ encontrarás respuestas concisas a preguntas clave sobre la selección, integración, gobernanza, archivado y escalabilidad de los modernos sistemas de gestión de contenidos empresariales.
¿Aún tienes preguntas?
Un DMS (Document Management System) gestiona los documentos de forma centralizada, normalmente sin integración directa en los procesos. Un ECM (Enterprise Content Management) va más allá: integra los documentos en todos los sistemas, controla los metadatos, las versiones, los derechos de acceso y el archivado. OpenText xECM es una solución ECM ampliada que integra los documentos directamente en procesos empresariales como SAP, Salesforce o SuccessFactors. Esto convierte el simple archivado en una gestión de documentos totalmente integrada, para una mayor transparencia, automatización y gobernanza.
Un sistema de gestión de contenidos empresariales garantiza el archivado basado en reglas, el acceso registrado y la eliminación y los periodos de conservación automáticos. Las normas de gobernanza predefinidas permiten aplicar sistemáticamente requisitos normativos como GoBD, GDPR, ISO 27001 o especificaciones ESG. Todos los cambios se documentan, son auditables y pueden verificarse a prueba de auditorías si es necesario.
Las soluciones ECM modernas, como OpenText xECM, pueden integrarse perfectamente en SAP, S/4HANA, SuccessFactors o Salesforce. Los documentos se crean, versionan, clasifican y archivan directamente desde las aplicaciones, incluida la asignación de metadatos y el acceso basado en funciones. Los usuarios trabajan en su interfaz familiar, mientras que el sistema ECM garantiza la organización y la trazabilidad en segundo plano.
Sí, como parte de una migración ECM, el contenido existente de archivos compartidos, sistemas DMS o sistemas heredados se transfiere de forma estructurada, incluidos los datos de índice, los derechos de acceso y el historial. Consolidamos varias fuentes en una plataforma central y garantizamos estructuras de archivos coherentes, búsquedas de alto rendimiento y archivado conforme a las normas.
Un sistema de gestión de contenidos empresariales introducido estratégicamente no sólo mejora el almacenamiento de documentos, sino también toda la lógica de la información en la empresa: Los procesos se vuelven más transparentes, se reducen los errores manuales, los contenidos se pueden encontrar más rápidamente y los requisitos de conformidad se cumplen con fiabilidad. Con estructuras escalables, control de metadatos y acceso basado en el contexto, el sistema ECM crece con sus necesidades.
