Digitalización de documentos: para mejorar el flujo de trabajo

La flexibilidad es una parte vital del día a día en la oficina, y tanto empleados como empresarios le prestan gran atención, sobre todo desde los tiempos de Corona. Independientemente de la ubicación, las tareas diarias se llevan a cabo. La digitalización de documentos proporciona a las empresas modernas un excelente apoyo para abordar esta tarea, a veces desalentadora, proporcionando a los empleados copias digitales de todos los documentos físicos en uso. Los documentos digitales apoyan la optimización del flujo de trabajo y protegen sus datos de la mejor manera posible.

Ventajas hasta donde alcanza la vista

La digitalización de documentos incluye escanear, guardar y gestionar documentos tanto en ordenadores como en la nube, con las siguientes ventajas:

Aumenta tu eficiencia:

Los empleados dedican el 20% de todo su tiempo no a terminar tareas, sino a buscar documentos e información. Los sistemas de gestión documental (SGD) ayudan a mejorar la adquisición de documentos. Al introducir términos de búsqueda en el archivo electrónico, sus empleados obtendrán todos los resultados posibles. Esto es posible gracias al análisis de textos completos, así como a la indexación al cargar nuevos documentos. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también mejora la productividad.

Seguridad de datos al más alto nivel:

La información clasificada necesita una forma segura de almacenarla. Requiere un acceso controlado para cumplir las normas de la DSGVO. Mediante el cifrado de datos altamente sensibles en el almacenamiento electrónico de documentos, protegerá la valiosa información de su empresa frente a robos y miradas indiscretas y estará perfectamente protegido en materia de protección y seguridad de datos.

Evite costes innecesarios:

Aparte de los gastos obvios en material de oficina, archivadores y soluciones de archivo, los documentos en papel requieren gastos adicionales de impresión y copia, costes que a menudo se pasan por alto. Estos costes incluyen la compra y el mantenimiento de las máquinas, así como el dinero necesario para la tinta. También hay que tener en cuenta los gastos, a menudo subestimados, en tiempo y mano de obra de los empleados. Al pasar a la administración electrónica de documentos, todos los costes mencionados se reducirán considerablemente.

Para una mejor cooperación:

Ver, editar o descargar: usted decide quién puede acceder a sus archivos. Fomente la cooperación de su equipo y comparta documentos digitales con sus compañeros de trabajo. Gracias a la posibilidad de editar archivos simultáneamente con otras personas, no es necesario fusionar diferentes versiones como tendría que hacer con los documentos en papel. El almacenamiento versionado de los archivos también permite recuperar versiones anteriores.

Lo que hay que tener en cuenta

Trabajar con documentos digitalizados ofrece muchas ventajas, aunque hay factores importantes que hay que tener en cuenta a la hora de digitalizarlos.

Por ejemplo, las empresas deben garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos y cumplimiento normativo, especialmente en el caso de información sensible. Para digitalizar y almacenar correctamente los documentos, hay que replantearse y actualizar las directrices de almacenamiento. Esto incluye establecer periodos de conservación y gestionar los procesos de destrucción.

Aparte del almacenamiento correcto, la elección de la tecnología utilizada tiene un enorme valor. Asegúrese de que su infraestructura digital es fiable y puede satisfacer los requisitos de su empresa. Se necesitan recursos y conocimientos suficientes para un uso eficaz.

Si se toman todas las medidas de seguridad y gestión necesarias, la transición del papel a los documentos digitales es un medio eficaz de aumentar la eficacia y la productividad. Con esta tecnología, las empresas pueden agilizar sus procesos, reducir costes, crear un entorno de trabajo más ecológico y mejorar la gestión de los documentos en papel.