Obligación de facturación electrónica en Alemania en 2025: ¿qué ha cambiado hasta ahora?

En 2024, el mandato de la facturación electrónica aún parecía un tema lejano, pero hoy es una realidad: desde el 1 de enero de 2025 han entrado en vigor en Alemania los nuevos requisitos legales para la facturación electrónica en el sector B2B. El término “factura electrónica” está ahora claramente definido, lo que introduce cambios técnicos y procedimentales específicos.

El año pasado presentamos en nuestro artículo “Todo lo que necesita saber sobre el mandato de e-facturación 2025” un panorama sobre el marco legal, el calendario y la definición de formatos. Ahora que la normativa ya está en vigor, surgen nuevas preguntas:

¿Qué ha cambiado exactamente? ¿Dónde se encuentran hoy las empresas y qué retos persisten?

Lo que aplica desde 2025

Desde el 1 de enero de 2025, la e-facturación es obligatoria en las transacciones B2B en Alemania, con periodos transitorios según el tamaño y volumen de facturación de la empresa. La base legal es el § 14 de la Ley del IVA alemana, que por primera vez define claramente la factura electrónica: debe emitirse, transmitirse y recibirse en un formato estructurado, legible por máquina, completamente digital y sin rupturas de proceso.

Los PDF tradicionales, facturas escaneadas o en papel dejan de ser formatos conformes a la ley, aunque se permiten de forma transitoria –sobre todo para pymes–. El objetivo es impulsar la digitalización de extremo a extremo y la automatización en la gestión de facturas B2B, en línea con la estrategia digital de la UE.

En la práctica esto significa:

• Empresas con ingresos anuales superiores a 800.000 € deben poder recibir e-facturas desde 2025; su emisión será obligatoria a partir de 2027.

• Las pymes cuentan con plazos más largos, pero la obligación de usar e-facturas estructuradas será general a partir de 2028 como máximo.

Importante: El mandato aplica exclusivamente a transacciones B2B nacionales. Las operaciones B2C y transfronterizas quedan de momento excluidas, aunque se esperan cambios a medio plazo.

Implementación en la práctica: la realidad empresarial

A pesar del nuevo marco legal, estudios recientes de Bitkom muestran que muchas compañías no están preparadas:

• Solo el 45% puede recibir e-facturas,

• El 55% ya emite algunas,

• El 96% sigue utilizando facturas por email,

• El 93% aún depende del correo postal,

• Solo el 5% usa el formato XRechnung, conforme al estándar de la UE.

Las principales barreras son la falta de interfaces, responsabilidades poco claras y carencias técnicas. El resultado: riesgos de incumplimiento, ineficiencias operativas y oportunidades de automatización desaprovechadas.

Además, la transición no implica solo un cambio de formato: exige adaptar procesos internos de tratamiento, archivo y almacenamiento conforme a la normativa. La integración con sistemas ERP, contabilidad o gestión documental (DMS) constituye uno de los mayores retos.

Por qué importan ahora formatos estructurados como XRechnung o ZUGFeRD

La elección del formato de factura es crítica. Aunque muchos confían en EDI (71%) o en el formato híbrido ZUGFeRD (27%), el estándar europeo XRechnung sigue infrautilizado. Sus ventajas clave:

• Procesamiento estandarizado

• Alta interoperabilidad

• Seguridad legal en la comunicación dentro de la UE

Adoptar formatos estructurados significa no solo cumplir la normativa, sino también garantizar procesos preparados para el futuro. Además, mejoran la calidad de datos y permiten validaciones automáticas que reducen errores y fraudes.

Influencia de las iniciativas de la UE

La implantación alemana forma parte de la agenda digital europea. Bajo la iniciativa “VAT in the Digital Age (ViDA)”, la UE planea extender la e-facturación a todas las operaciones B2B transfronterizas, con un sistema de reporte centralizado.

Alemania se adelantó: la normativa nacional fue validada previamente a nivel de la UE. El mensaje es claro: quienes cumplan hoy con el mandato alemán sientan la base para los futuros requisitos europeos.

Un aspecto relevante de ViDA: la UE prevé implantar un sistema de reporte en tiempo real para transacciones. Las empresas que ya trabajen con facturas estructuradas estarán en mejor posición para integrarse sin fricciones, ganando ventajas en transparencia y automatización.

Nivel de digitalización en Finanzas y Controlling

La buena noticia: muchas empresas ya han avanzado en su digitalización interna. Según Bitkom, el 58% afirma que sus procesos de finanzas y controlling están ampliamente digitalizados. La infraestructura técnica existe en gran parte a nivel interno.

El reto: la integración interempresarial. Faltan conexiones fluidas con clientes, proveedores y socios, lo que genera flujos fragmentados. Aunque haya preparación técnica, la digitalización integral suele fallar por incompatibilidades de sistemas o falta de coordinación.

¿Cómo puede ayudar CONVOTIS?

El mandato de e-facturación supone exigencias claras y, al mismo tiempo, oportunidades reales. Las empresas que actúan ahora evitan riesgos legales y construyen la base de procesos financieros automatizados y preparados para el futuro.

Como socio de digitalización en procesos empresariales end-to-end, CONVOTIS desarrolla con usted una estrategia sostenible de e-facturación: desde la elección del formato adecuado, la integración en sistemas existentes hasta la implantación en sus flujos de trabajo.

Ya sea pyme o gran corporación, le ayudamos a implementar los requisitos regulatorios con eficiencia y a aprovechar plenamente el potencial de la transformación digital.