Grohmann & Partner
Cloud-Telefonie mit PASCOM als schnelle Reaktion auf den Systemausfall
Industry: Finance & Tax
Grohmann & Partner ist eine etablierte Steuerberatungskanzlei mit Sitz in Deutschland.
Die Kanzlei betreut Unternehmen und Privatpersonen in steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragen. Bereits seit 2013 setzt Grohmann & Partner bei der IT-Betreuung auf CONVOTIS. Als verlässlicher Partner sorgt die Kanzlei für langfristige Mandantenbeziehungen und höchste Beratungsqualität.
Status quo
Grohmann & Partner betreut gewerbliche und private Mandanten in steuerlichen, buchhalterischen und strategischen Fragen.
Die IT-Infrastruktur war bereits frühzeitig modernisiert worden, wodurch Arbeitsabläufe effizient und sicher gestaltet werden konnten. Ein Bereich blieb jedoch unangetastet: Die Telefonie lief weiterhin über eine analoge Anlage, die seit Jahren zuverlässig funktionierte. Ein Austausch stand nicht zur Diskussion, da es keinen technischen oder betrieblichen Anlass gab, die bestehende Lösung infrage zu stellen. Die Systeme liefen stabil, der Wartungsbedarf war gering – die Telefonanlage war fester Bestandteil des Kanzleialltags.
The challenge
Im Sommer 2022 kam es zu einem abrupten Ausfall der gesamten Telefonanlage.
Ohne Vorwarnung war kein Telefonat mehr möglich, und ein auffälliger Geruch nach verschmortem Kunststoff deutete auf ein gravierendes technisches Problem hin. Die Diagnose ergab: Die analoge Anlage war irreparabel beschädigt. Eine Reparatur hätte nicht nur unverhältnismäßige Kosten verursacht, sondern war auch zeitlich nicht realisierbar. Die Situation spitzte sich zu, da der Kanzleiinhaber kurz vor einem mehrwöchigen Campingurlaub stand und eine funktionsfähige Kommunikation mit Mandanten nicht gegeben war. Der spontane Notbehelf über ein Prepaid-Handy konnte die Lücke nur minimal überbrücken. Die telefonische Erreichbarkeit war faktisch nicht mehr gegeben, und ein reibungsloser Kanzleibetrieb stand auf dem Spiel.
The solution
In enger Abstimmung mit CONVOTIS wurde unmittelbar ein Notfallplan aufgestellt.
Innerhalb kürzester Zeit organisierten die Experten eine cloudbasierte Telefonielösung auf Basis von PASCOM. Das System sollte nicht nur schnell verfügbar sein, sondern auch ortsunabhängig funktionieren. In intensiven Abstimmungsrunden mit der Kanzlei wurden Konfiguration, Benutzerzugänge und technische Voraussetzungen geklärt. Während Herr Grohmann mit seiner Familie bereits Richtung Süden aufbrach, erhielt er die Zugangsdaten zur PASCOM-App auf sein Smartphone. Drei Tage nach dem Ausfall konnte er – unterwegs im Wohnwagen – die Anwendung einrichten und stand wieder telefonisch zur Verfügung. Zeitgleich wurden sämtliche Mitarbeitenden im Büro in die neue Lösung eingebunden. Die Umstellung verlief reibungslos, ohne Datenverlust oder betriebliche Ausfälle.
The result
Bereits wenige Tage nach dem Ausfall war die Kanzlei vollständig über das neue System erreichbar.
Die Mitarbeitenden konnten intern kommunizieren sowie Mandantenanfragen entgegennehmen – ganz ohne klassische Telefonanlage. Das PASCOM-System war nicht nur eine funktionale Notlösung, sondern ein nachhaltiger Digitalisierungsschritt: Es erlaubt mobile Nutzung über verschiedene Endgeräte, ist wartungsarm und kann bei Bedarf skaliert werden. Auch aus dem Urlaub heraus konnte Herr Grohmann aktiv auf Rückfragen reagieren. Die Umstellung auf Cloud-Telefonie brachte damit mehr als nur eine technische Lösung – sie sicherte die betriebliche Kontinuität, erhöhte die Flexibilität und führte zu einer spürbaren Qualitätsverbesserung im Kommunikationsalltag. Die Lösung ist bis heute im Einsatz und wird aktiv genutzt.
Technische
Highlights
Komplexe Projekte lassen sich auch technisch auf den Punkt bringen. Kennzahlen und besondere Merkmale geben Einblick in die konkrete Umsetzung – messbar, greifbar und nachvollziehbar.
- Einführung einer Cloud-Telefonielösung mit PASCOM
- Komplette Ablösung der analogen Telefonanlage
- Einsatzbereites System innerhalb von drei Tagen
- Integrierte Nutzerverwaltung mit Rechtemanagement
Der plötzliche Ausfall der Telefonanlage stellte die Kanzlei vor eine echte Belastungsprobe. Dank der schnellen Reaktion konnte nicht nur die Erreichbarkeit kurzfristig wiederhergestellt, sondern gleichzeitig auch eine zukunftsfähige Kommunikationslösung etabliert werden. Die neue Cloud-Telefonie sichert seither den reibungslosen Kanzleibetrieb – ortsunabhängig, stabil und flexibel.
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