Die Gütermann GmbH stand vor der Herausforderung, ihre Materialstammdaten im SAP-System zu aktualisieren, die bisher manuell von Mitarbeitenden eingegeben wurden. Das Unternehmen suchte nach einer Möglichkeit, diesen Geschäftsprozess durch Robotic Process Automation (RPA) zu automatisieren. Gemeinsam mit CONVOTIS wurde ein Proof of Concept (PoC) für die Automatisierung der Materialstammdaten-Aktualisierung durchgeführt. Dieser PoC beinhaltete eine Prozessaufnahme und Validierung in enger Zusammenarbeit mit der Fachabteilung. Im Verlauf des Projekts wurden Schulungen für die Nutzung des Software-Roboters durchgeführt, und es fanden regelmäßige Feedbackrunden und Know-How-Transfers statt.

Die RPA-Lösung von UiPath, einem Marktführer in diesem Bereich, ermöglichte es, die Materialstammdaten monatlich automatisch anhand eines definierten Regelwerks zu aktualisieren. Dies umfasste rund 400.000 Materialien und konnte in nur 2-3 Stunden abgeschlossen werden. Im manuellen Verfahren wären dafür etwa 100.000 € an Personalkosten angefallen. Da die Implementierung der RPA-Lösung relativ gering ist, amortisiert sie sich schnell. Die Aktualisierung der Materialstammdaten im SAP-System ist ein wiederkehrender Prozess, der zwar einfach durchzuführen ist, aber gleichzeitig eine dynamische Disposition erfordert.

Nach erfolgreicher Validierung im Testsystem wurde der Software-Roboter in das Produktivsystem integriert. Dadurch ist sichergestellt, dass die Lagerhaltung basierend auf den automatisch aktualisierten Stammdaten jeden Monat reibungslos durchgeführt wird. Durch die Zusammenarbeit mit CONVOTIS und die Implementierung der RPA-Lösung konnte die Gütermann GmbH nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Genauigkeit und Effizienz ihres Geschäftsprozesses erheblich verbessern.