Was die E-Rechnungspflicht für den Mittelstand wirklich bedeutet

Julius Sattler verantwortet als Teamleiter für SAP Vendor Invoice Management (VIM) bei CONVOTIS Projekte rund um die E-Rechnung. Im Interview erläutert er, warum die E-Rechnungspflicht weit mehr als eine gesetzliche Vorgabe ist, weshalb viele Unternehmen ihren Handlungsbedarf noch immer unterschätzen und welche Schritte jetzt entscheidend sind.

Julius, du bist bei CONVOTIS als Teamlead VIM für die Implementierung von E-Invoicing-Lösungen verantwortlich. Stell dich unseren Lesern kurz vor.

Mein Name ist Julius Sattler und ich leite bei CONVOTIS das Team für SAP Vendor Invoice Management (VIM). Gemeinsam begleiten wir Unternehmen dabei, ihre Rechnungsprozesse ganzheitlich zu digitalisieren und zu automatisieren – vom Rechnungseingang über die revisionssichere Archivierung, Verarbeitung und Freigabe bis hin zur Buchung innerhalb SAP.

Was mich und mein Team dabei antreibt, ist weit mehr als die Einführung einer E-Rechnung oder die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben. Wir brennen dafür, papierbezogene Prozesse zu eliminieren, manuelle Tätigkeiten zu automatisieren und Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Finanzprozesse effizienter, transparenter und zukunftssicher aufzustellen.

Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Wie ist die Lage in der Praxis?

Durchwachsen. Zwar gilt die Pflicht zum Empfang strukturierter E-Rechnungen im B2B-Bereich bereits seit dem 1. Januar 2025, dennoch befinden wir uns noch in einer Übergangsphase. In vielen Unternehmen herrscht weiterhin die Annahme, dass der Empfang von PDF-Rechnungen per E-Mail ausreicht. Das ist jedoch nicht der Fall. Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Gefordert sind strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. – Datenformate also, die automatisch verarbeitet werden können.

Gleichzeitig muss sich das gesamte Ökosystem erst noch einspielen. Viele Lieferanten halten die Vorgaben noch nicht konsequent ein, Systeme interpretieren Daten unterschiedlich und Fehler entstehen sowohl auf Sender- als auch auf Empfängerseite. Nicht selten wird die Verantwortung dann zwischen den Beteiligten hin- und hergeschoben, obwohl eine erfolgreiche E-Rechnungsverarbeitung nur im Zusammenspiel aller Beteiligten funktionieren kann.

Hinzu kommt, dass die Erwartungshaltung vieler Unternehmen sehr hoch ist. Häufig wird angenommen, dass E-Rechnungen nach ihrer Einführung vollständig automatisiert und ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können. Von diesem Idealzustand sind wir heute in vielen Fällen noch entfernt. Aktuell sehen wir sogar eine höhere Fehlerquote, weil neue Formate, gesetzliche Anforderungen und unterschiedliche Systemlandschaften erst aufeinander abgestimmt werden müssen.

Ich sehe das jedoch als ganz normalen Reifeprozess. Standards, Systeme und Prozesse müssen sich zunächst etablieren und aufeinander abstimmen. Langfristig bin ich überzeugt, dass die E-Rechnung zu einer deutlich höheren Automatisierungsquote und effizienteren Finanzprozessen führen wird.

Was genau unterscheidet eine echte E-Rechnung von einer PDF-Rechnung?

Der entscheidende Unterschied liegt in der Struktur. Eine PDF-Rechnung ist für Menschen lesbar, für Systeme jedoch zunächst nur ein Dokument. Die enthaltenen Informationen müssen per OCR ausgelesen werden – ein Verfahren, das aufgrund des Medienbruchs und der Interpretation des Dokumenteninhalts immer eine gewisse Fehleranfälligkeit mit sich bringt. Eine hundertprozentig verlässliche Datenerkennung ist mit OCR daher nie garantiert.

Eine echte E-Rechnung wie die XRechnung oder ZUGFeRD enthält die Rechnungsdaten hingegen bereits als strukturiertes XML. Die Informationen sind maschinenlesbar, standardisiert, validierbar und können ohne OCR direkt in ERP-Systeme übernommen und automatisiert verarbeitet werden. Das sorgt für eine deutlich höhere Datenqualität und bildet die Grundlage für eine weitgehend automatisierte Rechnungsverarbeitung. Bei ZUGFeRD kommt zusätzlich ein lesbares PDF hinzu, das dem Lieferanten vertraut erscheint. Für die Verarbeitung im System ist jedoch das XML im Hintergrund maßgeblich. Genau darin liegt der eigentliche Paradigmenwechsel.

Welche Fristen müssen Unternehmen jetzt im Blick haben?

Die Übergangsphasen wirken komplex, aber die Kernpunkte lassen sich klar benennen: Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen ist seit Januar 2025 verpflichtend. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen bis Ende 2026 – für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027.

Ab 2028 gilt die Pflicht dann vollständig, also auch für den Ausgangsrechnungsversand im B2B-Bereich. Hinzu kommen EU-weite Anforderungen im Rahmen der ViDA-Initiative, die das Thema perspektivisch über nationale Grenzen hinaus ausweitet. Wer also heute sagt, das hat noch Zeit, unterschätzt den Projektaufwand erheblich.

Welche Formate und Standards sollten Unternehmen kennen?

Die wichtigsten in der DACH-Region sind XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung ist der nationale Standard in Deutschland, besonders relevant im B2G-Bereich – also wenn man Rechnungen an Behörden stellt. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: PDF plus eingebettetes XML, das den europäischen Standard EN 16931 erfüllt. Darüber hinaus gibt es PEPPOL als internationales Übertragungsnetzwerk, das vor allem im grenzüberschreitenden Geschäft an Bedeutung gewinnt. Unsere Lösung bei CONVOTIS unterstützt all diese Formate – eingehend wie ausgehend. Das ist wichtig, weil Betriebe oft nicht wählen können, was ihre Lieferanten oder Kunden ihnen schicken.

Wie sieht eine typische Implementierung bei CONVOTIS aus?

Wir starten immer mit einer Analyse der bestehenden SAP-Landschaft – ob SAP ECC, S/4HANA oder hybride Umgebungen. Dann integrieren wir OpenText VIM als zentrale Plattform für die Eingangsrechnungsverarbeitung – CONVOTIS ist hierfür zertifizierter OpenText-Partner. Wir verbinden die E-Invoicing-Schnittstellen für den Rechnungsausgang und konfigurieren die Validierungslogiken: Pflichtfelder, Formate, steuerliche Anforderungen. Am Ende steht ein durchgehend automatisierter Prozess – von der eingehenden Rechnung bis zur Buchung in SAP, GoBD-konform archiviert und revisionssicher dokumentiert. Wir übernehmen dabei sowohl die Implementierung als auch den laufenden Support auf Level 1 bis 3.

Was ist der häufigste Fehler, den Unternehmen bei der Einführung machen?

Der häufigste Fehler ist, das Thema zu spät anzugehen und den Aufwand zu unterschätzen. Viele Unternehmen betrachten E-Invoicing noch immer als reine technische Integration. Tatsächlich beginnt die eigentliche Arbeit aber erst danach: Lieferanten müssen eingebunden, interne Freigabeprozesse angepasst, Validierungsregeln definiert und die Mitarbeitenden geschult werden.

Ebenso häufig wird die Testphase zu knapp geplant. Es werden zu wenige Testfälle betrachtet oder nur Standardszenarien geprüft. Gerade im E-Invoicing steckt der Teufel jedoch im Detail.

Ich gebe Ihnen einmal ein Beispiel aus der Praxis: Ein Kunde erhält ein PDF, das vom System korrekterweise als ZUGFeRD-Rechnung identifiziert wird. Das System erkennt und extrahiert die darin eingebettete XML-Datei. In der XML befinden sich dann wiederum weitere eingebettete PDF-Dokumente, die ebenfalls korrekt verarbeitet werden müssen. Diese eingehende PDF bringt somit vier Rechnungsdokumente in den Workflow mit. Solche Fälle wirken auf den ersten Blick unscheinbar, können aber schnell komplex werden.

Hinzu kommt, dass eine erfolgreiche Einführung nicht automatisch international funktioniert. Nur weil E-Rechnungen in Deutschland fehlerfrei verarbeitet werden, bedeutet das noch lange nicht, dass dies auch für Länder wie Belgien, Frankreich oder Polen gilt. Hier gelten teilweise andere Formate, Validierungsregeln und gesetzliche Anforderungen.

Mein wichtigster Rat ist: Betrachten Sie nicht nur die E-Rechnung, sondern den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess. Hinterfragen Sie bestehende Freigaben, Wartezeiten und manuelle Tätigkeiten und prüfen Sie, welche Prozesse sich standardisieren oder automatisieren lassen. Die größten Effizienzgewinne entstehen meist nicht durch das XML-Format selbst, sondern durch die Optimierung des gesamten Rechnungsprozesses.

Welche Vorteile hat ein Unternehmen, das die E-Rechnungspflicht konsequent umsetzt – über reine Compliance hinaus, auch strategisch?

Die Compliance ist der Anlass, die Automatisierung ist der eigentliche Gewinn. Wer E-Invoicing ernst nimmt, reduziert die manuellen Schritte in der Buchhaltung drastisch. Kürzere Durchlaufzeiten bedeuten, dass Skontofristen eingehalten werden können – das ist direkt messbarer finanzieller Mehrwert. Fehler durch manuelle Dateneingabe entfallen. Die Transparenz über den Status jeder Rechnung steigt. Und wer frühzeitig auf strukturierte E-Rechnungs-Formate umstellt, ist für künftige Anforderungen – etwa durch ViDA auf EU-Ebene – bereits vorbereitet. Der Zwang sollte nicht den Blick auf die Chancen trüben.

Was empfiehlst du Unternehmen, die jetzt noch nicht gestartet sind?

Jetzt anfangen. Analysieren Sie Ihren Rechnungseingang, prüfen Sie, welche Formate bereits eingehen und ob Ihre SAP-Landschaft E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann. Darauf aufbauend sollte eine strukturierte Roadmap erstellt werden.

Mein Rat ist, nicht nur die gesetzlichen Mindestanforderungen zu erfüllen. Die E-Rechnung sollte als Chance genutzt werden, den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess zu optimieren. Ziel sollte eine strukturierte Verarbeitung mit automatischer Validierung, digitalen Freigaben und einer möglichst hohen Automatisierungsquote sein. Denn der größte Mehrwert entsteht nicht durch das XML-Format selbst, sondern durch effizientere und stärker automatisierte Prozesse.

CONVOTIS bietet dafür individuelle Demo-Sessions mit unseren SAP- und E-Invoicing-Experten an, in denen wir die Situation direkt am System zeigen. Das schafft schnell Klarheit, wo der größte Handlungsbedarf liegt.

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