La scelta di un software per le risorse umane deve essere ben ponderata, poiché si tratta di gestire la risorsa più importante – i dipendenti – dall’assunzione alla pensione.

Questo articolo fornisce una panoramica delle funzionalità che un moderno software per le risorse umane dovrebbe includere.

Prima di approfondire le funzionalità necessarie, è fondamentale chiarire quali sono gli stakeholder che devono essere coinvolti nella scelta di una soluzione HR. Oltre ai professionisti delle risorse umane come utenti principali, questi includono i dipendenti, i dirigenti e i rappresentanti dei lavoratori. Questo è essenziale per garantire la successiva accettazione del software.

La scelta di un software per le risorse umane deve sempre essere adattata all’azienda, pur offrendo un insieme minimo di funzionalità. Ciò garantisce che il software possa crescere e adattarsi a condizioni aziendali in costante cambiamento. Deve essere flessibile e scalabile, soprattutto per quanto riguarda le dimensioni dell’azienda e i diversi moduli (funzionalità).

Quali sono le funzionalità che il software HR deve avere come minimo? Ecco le dieci principali:

  1. Buste paga: Essenziale per qualsiasi azienda, richiede dati cruciali sui dipendenti. Le buste paga sono indispensabili perché i dipendenti si aspettano una retribuzione puntuale. Le aziende possono esternalizzare efficacemente quest’area a fornitori di servizi specializzati.
  2. Amministrazione del personale: Facilita la gestione efficiente dei dati anagrafici dei dipendenti e integra in modo ideale il monitoraggio degli eventi per occasioni come compleanni, anniversari o scadenze di certificati. Fornisce inoltre gli Employee Self Services (ESS), consentendo ai dipendenti di aggiornare autonomamente dettagli come le informazioni bancarie. Le soluzioni moderne consentono l’accesso mobile a tutte le funzioni ESS tramite un’app.
  3. Gestione del tempo: Ha acquisito importanza alla luce delle recenti sentenze legali. Mira alla registrazione e alla valutazione completa delle ore di lavoro e alla gestione delle assenze, compresi i processi di richiesta e approvazione.
  4. Struttura organizzativa: Mappare le posizioni esistenti e pianificate, strutturandole (ad esempio, in team). La struttura organizzativa è fondamentale per i flussi di lavoro del software HR.
  5. Reclutamento: Gestisce la copertura delle posizioni aperte, pubblicando annunci di lavoro, ricevendo e filtrando le candidature e supportando l’intero processo dalla preselezione all’assunzione.
  6. Gestione dei talenti: Comprende i colloqui con i dipendenti, la definizione degli obiettivi, la gestione delle competenze e la valutazione delle prestazioni. Mira allo sviluppo e alla promozione mirata dei talenti, con il supporto di processi software strutturati.
  7. Gestione della formazione: Contribuisce a offrire e gestire tempestivamente adeguate opportunità di aggiornamento per le carenze di competenze individuate o per la formazione obbligatoria.
  8. Fascicolo personale digitale: facilita la gestione di tutti i documenti relativi alle risorse umane, riducendo gli sforzi di ricerca e migliorando l’efficienza. I dipendenti possono accedere ai documenti in modo semplice e sicuro.
  9. Onboarding: Fondamentale per una prima impressione positiva e un’integrazione di successo dei nuovi dipendenti, con conseguente fidelizzazione a lungo termine dell’azienda.
  10. Reporting: Costituisce la base per il processo decisionale, fornendo aggiornamenti continui dei dati attuali e delle metriche chiave. Le soluzioni HR integrate consentono valutazioni complesse dei vari processi HR.