La flessibilità è una parte vitale della vita quotidiana in ufficio, e sia dipendenti che datori di lavoro ci pongono grande attenzione, specialmente dopo l’avvento della pandemia. Indipendentemente dalla posizione, le attività quotidiane vengono svolte. La digitalizzazione dei documenti fornisce un eccellente supporto alle moderne aziende nel affrontare questo compito a volte impegnativo, fornendo ai dipendenti copie digitali di tutti i documenti fisici in uso. I documenti digitali supportano l’ottimizzazione del flusso di lavoro e proteggono i tuoi dati nel modo migliore possibile.
Vantaggi a perdita d’occhio
La digitalizzazione dei documenti include la scansione, il salvataggio e la gestione dei documenti sia nei computer che nel cloud, con i seguenti vantaggi:
- Aumento dell’efficienza:
I dipendenti trascorrono il 20% del loro tempo non completando i compiti ma cercando documenti e informazioni. I sistemi di gestione dei documenti (DMS) aiutano a migliorare l’acquisizione di documenti. Inserendo termini di ricerca nell’archivio elettronico, ai dipendenti verranno presentati tutti i possibili risultati. Questo è possibile grazie all’analisi dei testi completi e all’indicizzazione durante il caricamento di nuovi documenti. Ciò non solo risparmia tempo, ma migliora anche la produttività.
- Sicurezza dei dati al massimo livello:
Le informazioni classificate necessitano di un modo sicuro per essere conservate. Richiedono un accesso controllato per soddisfare gli standard del GDPR. Crittografando dati altamente sensibili nello storage elettronico dei documenti, proteggi le preziose informazioni della tua azienda da furti e occhi indiscreti e sei perfettamente protetto in termini di protezione dei dati e sicurezza.
- Evita costi inutili:
Oltre alle spese ovvie per materiali d’ufficio, armadi per documenti e soluzioni di archiviazione, i documenti cartacei comportano spese aggiuntive per la stampa e la copia, costi spesso trascurati. Questi costi includono l’acquisto e la manutenzione delle macchine, così come il denaro necessario per l’inchiostro. Bisogna anche tenere presente i costi spesso sottovalutati per il tempo e il lavoro dei dipendenti. Passando alla gestione elettronica dei documenti, tutti i costi menzionati saranno notevolmente ridotti.
- Per una migliore collaborazione:
Visualizzare, modificare o scaricare: decidi tu chi può accedere ai tuoi file. Promuovi la collaborazione del tuo team e condividi documenti digitali con i tuoi colleghi. Grazie alla possibilità di modificare file contemporaneamente con altri, non c’è bisogno di unire diverse versioni come si farebbe con i documenti cartacei. La memorizzazione delle versioni dei file consente anche il recupero di versioni precedenti.
Cosa tenere presente
Lavorare con documenti digitalizzati offre una varietà di vantaggi, anche se ci sono importanti fattori da considerare quando si tratta di digitalizzazione.
Ad esempio, le aziende devono garantire la conformità alle normative vigenti sulla protezione dei dati e sulla conformità, specialmente nel caso di informazioni sensibili. Per digitalizzare e conservare correttamente i documenti, le linee guida di archiviazione devono essere ripensate e aggiornate. Ciò include stabilire periodi di conservazione e gestire processi di distruzione.
Oltre alla corretta conservazione, la scelta della tecnologia utilizzata ha un enorme valore. Assicurati che la tua infrastruttura digitale sia affidabile e possa soddisfare i requisiti della tua azienda. Sono necessarie risorse sufficienti e know-how per un utilizzo efficace.
Se vengono adottate tutte le misure di sicurezza e gestione necessarie, il passaggio dai documenti cartacei a quelli digitali è un mezzo efficace per aumentare l’efficienza e la produttività. Con questa tecnologia, le aziende possono ottimizzare i propri processi, ridurre i costi, creare un ambiente di lavoro più ecologico e migliorare la gestione dei documenti cartacei.