Alla luce delle crescenti sfide nel reperimento di personale qualificato, i dipartimenti delle risorse umane di tutto il mondo si trovano ad affrontare il compito di prepararsi per il futuro.
Il lavoro delle risorse umane ha ormai assunto un’importanza critica nel mondo degli affari. È necessario individuare una soluzione software ottimale in grado di supportare al meglio le funzioni operative e strategiche delle risorse umane. Tuttavia, l’obiettivo principale di questo articolo non è quello di spiegare i componenti di un software HR di alta qualità. Ci concentriamo invece sulla questione fondamentale, forse addirittura filosofica, se sia meglio preferire un software HR integrato o una soluzione “Best-of-Breed”.
Una “soluzione HR integrata” è in grado di coprire quasi l’intero ciclo di vita dei dipendenti, con poche eccezioni. Al contrario, una soluzione “Best-of-Breed” copre solo uno o pochissimi componenti del processo HR, rivendicando lo status di migliore soluzione sul mercato per quello specifico scopo.
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi delle soluzioni “integrate” e “Best-of-Breed”?
In termini teorici, gli argomenti sono chiari. La soluzione “Best-of-Breed” promette un vantaggio strategico grazie alla combinazione del meglio di vari mondi, fornendo così la soluzione ottimale complessiva. Il fascino sta nel selezionare le migliori opzioni per sistemi come la gestione dei candidati o la gestione del tempo senza dover scendere a compromessi.
Passiamo ora alle considerazioni pratiche e individuiamo subito le sfide: La soluzione “Best-of-Breed” comporta costi elevati, punti di contatto incoerenti, avanzamento del progetto difficoltoso, processi HR poco chiari, voci duplicate e incoerenze nei dati. Perché?
Il motivo principale è che i processi HR non possono essere considerati in modo isolato, ma sono interconnessi. Alcuni esempi sono:
- Il candidato (gestione dei candidati) dovrebbe essere trasferito direttamente alla gestione delle paghe e delle ore al momento dell’assunzione, potendo prenotare le ore fin dal primo giorno.
- Il contratto di lavoro dovrebbe essere creato direttamente dal sistema di gestione dei documenti.
- Le assenze dalla gestione delle ore devono essere disponibili in qualsiasi momento nella pianificazione dei costi del personale e nelle buste paga (non solo mensili), includendo esplicitamente le assenze future e persino i programmi dei turni.
Questi requisiti non sono inventati, anzi sono piuttosto comuni. Certamente, questi requisiti possono essere implementati in un mondo “Best-of-Breed”, ma la realizzazione è estremamente impegnativa. Ci saranno anche sfide continue nei processi. Le interfacce non funzioneranno e sarà necessario un intervento manuale. Prima di arrivare a questo punto, ci si può aspettare un progetto o una serie di progetti con numerosi punti di contatto, che non si conoscono tra loro, per non parlare delle specifiche dell’interfaccia. Senza un’efficace gestione del progetto, il processo è impegnativo. Pertanto, è consigliabile monitorare attentamente gli sviluppi quando diversi fornitori di servizi e software operano in un ambiente di progetto complesso. La necessità di una chiara struttura di responsabilità diventa evidente, poiché tutte le parti coinvolte tendono a scaricare sull’altra parte eventuali errori nei processi e nella comunicazione del sistema.
Ma c’è di più: Sul mercato ci sono rappresentanti di vendita altamente qualificati che possono abilmente attrarre il fascino del responsabile delle risorse umane. Presentano rappresentazioni visive accattivanti ed enfatizzano particolari funzionalità di nicchia. Tuttavia, l’esperienza pratica ci insegna che i dipartimenti HR cercano strumenti semplici e di facile apprendimento. Quando si chiede ai clienti se utilizzano tutte le funzioni di un software, la risposta è spesso un’alzata di spalle. Nel peggiore dei casi, il software rimane inutilizzato perché percepito come troppo complesso.
Soprattutto i dipartimenti HR di medie dimensioni scoprono che il “Best-of-Breed” non fa per loro. Il reparto Risorse Umane di solito è composto da pochi dipendenti che sono felici di gestire due o tre soluzioni, ma alla fine diventa eccessivo. Se poi c’è un cambio di personale, come ad esempio l’uscita dell’esperto di pianificazione dei costi del personale, il software non può più essere utilizzato.
La nostra conclusione: Le soluzioni HR integrate sono l’opposto di quanto appena descritto. Sono pienamente sufficienti per una varietà di requisiti e possono essere ampliate modulo per modulo secondo le necessità. Riducono gli sforzi di coordinamento, semplificano i processi, garantiscono l’integrazione dei dati e sono in definitiva più convenienti. Un solo fornitore, un solo punto di contatto, un solo contratto, una sola formazione e nessuna interfaccia.
La nostra raccomandazione, quindi, non è una sorpresa: “Integrato” batte “Best-of-Breed”, non in teoria ma in pratica.