PMPG Steuerberatungsgesellschaft
DMS-Umstellung & Microsoft 365 Integration
Industry: Finance & Tax
PMPG Steuerberatungsgesellschaft ist eine multidisziplinäre Kanzlei mit rund 300 Mitarbeitern an zehn Standorten in Deutschland und Luxemburg.
Die Kanzlei bietet ein breites Leistungsspektrum in den Bereichen Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und betriebswirtschaftliche Beratung. PMPG unterstützt Unternehmen verschiedenster Branchen – vom Mittelstand bis zu internationalen Strukturen – dabei, steuerliche und wirtschaftliche Herausforderungen effizient zu meistern.
Mit dem Wachstum der Kanzlei und der zunehmenden Komplexität im Umgang mit sensiblen Daten stiegen auch die Anforderungen an die digitale Infrastruktur. Besonders Themen wie revisionssichere Dokumentenablage, effiziente Zusammenarbeit über Standorte hinweg und sichere Kommunikation gewannen stark an Bedeutung. Vor diesem Hintergrund wurde der Bedarf nach einer modernen, skalierbaren und zukunftsfähigen IT-Lösung immer dringlicher.
Status quo
Die bestehende IT-Infrastruktur war in zentralen Bereichen nicht mehr auf die aktuellen Anforderungen ausgelegt.
Besonders bei der sicheren Verwaltung sensibler Daten und der effizienten Organisation von Dokumenten stieß das System an Grenzen. Es fehlte an einem leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystem mit durchgängigen digitalen Prozessen sowie an modernen Tools für die standortübergreifende Zusammenarbeit.
Gerade bei einem hohen Qualitätsanspruch wie bei PMPG sind diese Elemente entscheidend, um Effizienz, Compliance und Servicequalität dauerhaft sicherzustellen.
The challenge
Gesucht wurde eine Lösung, die den reibungslosen Umstieg auf ein aktuelles Dokumentenmanagementsystem ermöglicht – ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen und bei höchstmöglicher Datensicherheit.
Gleichzeitig sollte eine moderne Kollaborationsplattform eingeführt werden, die mobiles Arbeiten, eine nahtlose interne Kommunikation und effiziente Zusammenarbeit über alle Standorte hinweg unterstützt. Ziel war es, Prozesse deutlich zu vereinfachen, Transparenz zu erhöhen und eine skalierbare digitale Infrastruktur zu schaffen.
The solution
CONVOTIS begleitete die vollständige Migration auf das aktuelle DATEV DMS – mit Fokus auf Datenintegrität, minimale Ausfallzeiten und höchste Sicherheit.
Alle Dokumente und Strukturen wurden nahtlos übernommen, sodass der Übergang für die Mitarbeiter reibungslos verlief. Parallel wurde Microsoft 365 eingeführt, inklusive Microsoft Teams für Chat, Videokonferenzen und Echtzeit-Zusammenarbeit.
Die Lösung ermöglicht es, Informationen schneller zu teilen, Abstimmungen effizienter durchzuführen und hybride Arbeitsmodelle optimal zu unterstützen. Ergänzt wurde das Projekt durch die Einführung erweiterter Sicherheitsstandards, die den Schutz sensibler Mandantendaten zusätzlich erhöhen.
The result
Heute profitiert PMPG von einer modernen und leistungsfähigen digitalen Arbeitsumgebung.
Die sichere Dokumentenablage über DATEV DMS sorgt für kürzere Bearbeitungszeiten, eine deutlich bessere Auffindbarkeit von Dokumenten und eine durchgängig revisionssichere Dokumentation.
Gleichzeitig ermöglicht Microsoft 365 eine neue Qualität der Zusammenarbeit – flexibel, transparent und ortsunabhängig. Abstimmungen verlaufen schneller, interne Kommunikation ist einfacher geworden und hybride Arbeitsmodelle lassen sich problemlos umsetzen.
Das Ergebnis: höhere Produktivität, spürbar mehr Effizienz und eine deutlich gestiegene Mitarbeiterzufriedenheit.
Technische
Highlights
Komplexe Projekte lassen sich auch technisch auf den Punkt bringen. Kennzahlen und besondere Merkmale geben Einblick in die konkrete Umsetzung – messbar, greifbar und nachvollziehbar.
- Migration auf das aktuelle DATEV DMS
- Einführung der Microsoft 365 Suite inklusive Teams
- Erweiterte Sicherheitsstandards für sensible Daten
- Unterstützung hybrider Arbeitsplatzmodelle
Mit CONVOTIS haben wir einen zuverlässigen und professionellen Dienstleister gewonnen. Die jahrzehntelange Erfahrung der Experten in der Steuerberatungsbranche zeugt von echtem Know-how. Wir schlafen damit sehr gut – und geben eine klare Empfehlung!
Marcus Vanselow, Partner I PMPG Steuerberatungsgesellschaft
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