Flexibilität beim Arbeitsplatz ist spätestens seit Corona-Zeiten nicht mehr wegzudenken vom Arbeitsmarkt. Unabhängig vom Standort, wird den täglichen Aufgaben nachgegangen. Unterstützung finden moderne Unternehmen in Document Digitalization. Durch die Umwandlung von physischen Dokumenten in digitale Formate, wird nicht nur ein schnellerer Zugriff für alle Mitarbeitenden gewährleistet. Digitalisierte Dokumente fördern auch die Optimierung von Arbeitsabläufen und verbessern zudem die Sicherheit Ihrer Daten.
Vorteile, so weit das Auge reicht
Die Dokumentendigitalisierung umfasst das Scannen, Speichern und Verwalten von Dokumenten auf Computern und in der Cloud, dabei ergeben sich unter anderem folgende Vorteile:
- Steigern Sie Ihre Effizienz:
Mitarbeiter verbringen durchschnittlich 20% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dateien und Informationen. Dem entgegen wirken Dokumentenmanagement Systeme (DMS). Mit der Eingabe von Suchbegriffen wird das elektronische Archiv durchsucht und eine entsprechende Ergebnisliste präsentiert. Möglich ist das dank der Analyse mittels Volltexterkennung sowie Indexierung beim Hochladen von Dokumenten. Dies spart nicht nur Zeit, sondern fördert auch die Produktivität.
- Datensicherheit auf höchstem Niveau:
Vertrauliche Informationen benötigen eine sichere Aufbewahrung. Um den Vorgaben der DSGVO gerecht zu werden, benötigt es kontrollierte Zugriffsbeschränkungen. Mit der Verschlüsselung von hochsensiblen Daten in elektronischen Dokumentenablagen schützen Sie Ihre Informationen vor fremden Blicken und sind in den Themen Datenschutz und Datensicherheit bestens gewappnet.
- Vermeiden Sie Kosten:
Zusätzlich zu den offensichtlichen Kosten für Büromaterialien, Aktenschränke und Archivlösungen fallen bei der Verwaltung von Papierdokumenten weitere Kosten für Drucker und Kopierer an, die oft übersehen werden. Diese umfassen sowohl die Anschaffungs- und Wartungskosten der Geräte als auch die Kosten für Tinte und Toner. Hinzu kommen die erheblichen, oft unterschätzten Ausgaben für Arbeitszeit und Mitarbeiterressourcen. Durch die Umstellung auf eine elektronische Dokumentenverwaltung werden all diese Kosten erheblich reduziert.
- Auf eine bessere Zusammenarbeit:
Sehen, Bearbeiten oder Downloaden – Sie bestimmen, wer Zugriff auf Ihre Dateien hat. Fördern Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team und teilen Sie digitale Dokumente mit Ihren Mitarbeitenden. Da eine gleichzeitige Bearbeitung möglich ist, entfällt die manuelle Verschmelzung mehrerer Versionen miteinander. Die versionierte Speicherung der Dateien, ermöglicht auch eine Wiederherstellung von Vorversionen.
Was zu beachten ist
Das Arbeiten mit digitalisierten Dokumenten bietet viele Vorteile, jedoch gibt es einige wichtige Faktoren, die es bei der Digitalisierung zu beachten gilt.
So müssen Unternehmen, insbesondere bei sensiblen Informationen sicherstellen, dass die geltenden Datenschutz- und Compliance-Bestimmungen eingehalten werden. Um Dokumente korrekt zu digitalisieren und aufzubewahren, sollten Aufbewahrungsrichtlinien überdacht und aktualisiert werden. Das schließt die Festlegung von Aufbewahrungsfristen und die Verwaltung von Vernichtungsprozessen mit ein.
Neben der richtigen Aufbewahrung ist auch die Wahl der verwendeten Technologie von enormem Wert. Stellen Sie sicher, dass Ihre digitale Infrastruktur zuverlässig ist und den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Für eine effektive Nutzung sind ausreichende Ressourcen und Fachkenntnisse erforderlich.
Werden alle notwendigen Sicherheits- und Managementmaßnahmen beachtet, ist die Umstellung von Papier auf digitale Dokumente ein wirkungsvolles Mittel zur Steigerung der Effizienz und Produktivität. Mit dieser Technologie können Unternehmen ihre Prozesse straffen, Kosten reduzieren, ein umweltfreundlicheres Arbeitsumfeld schaffen und eine verbesserte Verwaltung von Papierdokumenten erreichen.
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