Im Jahr 2024 war die E-Rechnungspflicht noch Zukunftsmusik – inzwischen ist sie Realität. Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue gesetzliche Anforderungen für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich. Der Begriff „E-Rechnung“ ist nun klar definiert – und bringt konkrete technische und prozessuale Änderungen mit sich.

Bereits im letzten Jahr haben wir Ihnen in unserem Beitrag „Alles zur E-Rechnungspflicht 2025“ die Grundlagen zur kommenden Verpflichtung vorgestellt – vom gesetzlichen Rahmen über den Zeitplan bis hin zur Formatdefinition. Jetzt, da die Regelung offiziell in Kraft ist, stellen sich neue Fragen:

Was hat sich konkret geändert? Wo stehen Unternehmen heute – und welche Herausforderungen bleiben bestehen?

Was gilt seit 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend – doch mit Übergangsfristen je nach Unternehmensgröße und Umsatz. Grundlage ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes, der erstmals klar definiert, was unter einer elektronischen Rechnung zu verstehen ist: Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und empfangen werden können – vollständig digital und ohne Medienbrüche.

Klassische PDF-Dateien, Scans oder Papierrechnungen gelten nicht mehr als gesetzeskonform, sind aber in einem befristeten Übergangszeitraum noch zulässig – insbesondere für kleinere Unternehmen. Ziel der neuen Regelung ist die flächendeckende Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsaustauschs im B2B-Bereich, abgestimmt auf die digitale Strategie der EU.

Konkret bedeutet das:

  • Große Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 € müssen bereits ab 2025 E-Rechnungen empfangen können – ab 2027 wird auch das Ausstellen verpflichtend.
  • Kleinere Unternehmen profitieren von längeren Übergangsfristen – spätestens ab 2028 ist aber auch hier die strukturierte E-Rechnung verbindlich.

Wichtig: Die E-Rechnungspflicht bezieht sich ausschließlich auf B2B-Umsätze im Inland. Privatkundengeschäfte (B2C) und grenzüberschreitende Leistungen sind zunächst nicht betroffen – allerdings werden auch hier mittelfristig Änderungen erwartet.

Umsetzung in der Praxis: Wo stehen Unternehmen?

Trotz der neuen Rechtslage zeigen aktuelle Studien wie die des Digitalverbands Bitkom, dass viele Unternehmen noch nicht bereit sind. Laut Umfrage können nur 45 % der befragten Betriebe E-Rechnungen empfangen, obwohl 55 % sie bereits versenden. Besonders auffällig:

  • 96 % setzen weiterhin auf E-Mail-Rechnungen,
  • 93 % nutzen Briefpost,
  • Nur 5 % verwenden das strukturierte Format XRechnung, das der EU-Norm entspricht.

Der digitale Versand stockt oft an fehlenden Schnittstellen, unklaren Zuständigkeiten und mangelndem technischen Know-how. Das Ergebnis: Compliance-Risiken, operative Reibungsverluste und ungenutzte Effizienzpotenziale.

Hinzu kommt: Die Umstellung auf E-Rechnungen betrifft nicht nur das Format – sie erfordert auch eine Anpassung interner Prozesse. Unternehmen müssen prüfen, wie Rechnungen automatisiert verarbeitet, archiviert und revisionssicher aufbewahrt werden. Die Integration in bestehende ERP-, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ist dabei eine zentrale Herausforderung.

Warum strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD jetzt wichtig sind

Die Wahl des richtigen Rechnungsformats ist entscheidend. Während viele Unternehmen auf etablierte Standards wie EDI (71 %) oder das hybride ZUGFeRD (27 %) setzen, ist das EU-konforme Format XRechnung bislang noch weniger verbreitet. Dabei bringt es entscheidende Vorteile:

  • Standardisierte Verarbeitung
  • Hohe Interoperabilität
  • Rechtssicherheit in der EU-weiten Kommunikation

Wer jetzt auf strukturierte Formate umstellt, sichert sich nicht nur gesetzliche Konformität, sondern auch zukunftsfähige Prozesse. Ein weiterer Pluspunkt strukturierter Formate: Sie verbessern die Datenqualität und ermöglichen automatische Prüfmechanismen zur Vermeidung von Fehlern oder Manipulationen. Gerade in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern oder im internationalen Kontext sorgt ein standardisiertes Format für reibungslose Abläufe.

Welche europaweiten Entwicklungen beeinflussen die E-Rechnungsstrategie?

Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht in Deutschland erfolgt nicht isoliert, sondern steht im direkten Zusammenhang mit der europäischen Digitalisierungsstrategie. Mit dem Maßnahmenpaket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) verfolgt die EU das Ziel, grenzüberschreitende B2B-Rechnungen verpflichtend zu digitalisieren – inklusive der Einführung eines zentralen Meldesystems.

Deutschland hat sich frühzeitig positioniert: Die nationale Regelung zur E-Rechnungspflicht, die seit dem 1. Januar 2025 gilt, wurde durch eine EU-weite Genehmigung vorgezogen. Damit zeigt sich deutlich: Wer bereits heute rechtskonform digital rechnet, schafft zugleich die Basis für kommende europäische Anforderungen. Für Unternehmen bedeutet das: Die Investition in strukturierte Formate und interoperable Lösungen ist nicht nur sinnvoll – sie ist strategisch notwendig.

Spannend im europäischen Kontext: ViDA sieht mittelfristig auch eine EU-weite Echtzeit-Meldung von Transaktionen vor. Unternehmen, die bereits auf strukturierte E-Rechnungen setzen, legen damit den Grundstein für eine spätere Integration in zentrale Meldesysteme – mit echtem Mehrwert in Sachen Transparenz und Automatisierung.

Wie steht es um die Digitalisierung in den Bereichen Buchhaltung, Finanzen und Controlling?

Die gute Nachricht: Viele Unternehmen haben intern bereits digital aufgerüstet. Laut Bitkom geben 58 % an, dass ihre Finanz- und Controlling-Prozesse weitgehend digitalisiert sind. Die technische Infrastruktur steht – zumindest innerhalb der Organisationen.

Problematisch wird es allerdings bei der Vernetzung mit externen Partnern. Oft fehlt es an durchgängigen Schnittstellen zu Kunden, Lieferanten oder Mandanten. Medienbrüche entstehen, Prozesse greifen nicht ineinander.

Das bedeutet konkret: Auch wenn Unternehmen technisch vorbereitet sind, scheitert die durchgängige Digitalisierung oft an mangelnder Kompatibilität zwischen Systemen – oder an fehlender Abstimmung mit Partnern. Ohne gemeinsame Standards bleiben Automatisierungspotenziale ungenutzt. Wer seine Prozesse gesamthaft betrachtet, kann hier deutlich effizienter agieren – und profitiert langfristig von reduzierten Kosten und höherer Datenqualität.

Welche Unterstützung bietet CONVOTIS?

Die E-Rechnungspflicht bringt klare Anforderungen – und echte Chancen. Unternehmen, die jetzt handeln, vermeiden nicht nur rechtliche Risiken, sondern schaffen auch die Grundlage für automatisierte, zukunftsfähige Finanzprozesse.

Sie benötigen Unterstützung bei der Umsetzung? Ob IT-Infrastruktur, Formatwahl oder Prozessintegration: CONVOTIS begleitet Sie mit passenden Lösungen und praxiserprobtem Know-how – unabhängig von Systemlandschaften oder Branchenspezifika.

Als Digitalisierungspartner für durchgängige Business-Prozesse entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen eine nachhaltige E-Rechnungsstrategie – von der Formatwahl über die Systemanbindung bis zur Integration in Ihre Arbeitsabläufe. Ob Mittelstand oder Konzern: Wir unterstützen Sie dabei, regulatorische Vorgaben effizient umzusetzen – und die Chancen der Digitalisierung konsequent zu nutzen.

Lassen Sie sich persönlich beraten – unsere Experten stehen Ihnen gerne zur Seite.