La flexibilidad es una parte vital de la vida cotidiana en la oficina, y tanto los empleados como los empleadores le dan gran importancia, especialmente desde los tiempos de la pandemia. Independientemente de la ubicación, se realizan tareas diarias. La digitalización de documentos brinda un excelente apoyo a las empresas modernas para abordar esta tarea a veces abrumadora al proporcionar a los empleados copias digitales de todos los documentos físicos en uso. Los documentos digitales apoyan la optimización del flujo de trabajo y protegen sus datos de la mejor manera posible.
Ventajas a la vista
La digitalización de documentos incluye escanear, guardar y gestionar documentos tanto en computadoras como en la nube, con las siguientes ventajas:
- Aumenta tu eficiencia:
Los empleados dedican el 20% de su tiempo total no a completar tareas, sino a buscar documentos e información. Los Sistemas de Gestión Documental (DMS) ayudan a mejorar la adquisición de documentos. Al ingresar términos de búsqueda en el archivo electrónico, sus empleados verán todos los resultados posibles. Esto es posible gracias al análisis de textos completos y la indexación al cargar nuevos documentos. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la productividad.
- Seguridad de datos en el más alto nivel:
La información clasificada necesita una forma segura de almacenarla. Requiere acceso controlado para cumplir con los estándares del RGPD. Al cifrar datos altamente sensibles en el almacenamiento electrónico de documentos, protege la valiosa información de su empresa contra el robo y las miradas indiscretas y está perfectamente protegido en cuanto a protección de datos y seguridad.
- Evita costos innecesarios:
Aparte de los gastos obvios en materiales de oficina, archivadores y soluciones de archivo, los documentos en papel requieren gastos adicionales para impresión y copia, costos que a menudo se pasan por alto. Estos costos incluyen la compra y el mantenimiento de máquinas, así como el dinero necesario para la tinta. También se debe tener en cuenta los gastos frecuentemente subestimados por el tiempo y el trabajo de los empleados. Al cambiar a la administración electrónica de documentos, todos los costos mencionados se reducirán considerablemente.
- Para una mejor cooperación:
Ver, editar o descargar: tú decides quién puede acceder a tus archivos. Fomenta la cooperación de tu equipo y comparte documentos digitales con tus compañeros. Gracias a la capacidad de editar archivos simultáneamente con otros, no hay necesidad de fusionar diferentes versiones como tendrías que hacer con documentos en papel. El almacenamiento versionado de archivos también permite recuperar versiones anteriores.
Lo que hay que tener en cuenta
Trabajar con documentos digitalizados ofrece una variedad de ventajas, aunque hay factores importantes a tener en cuenta cuando se trata de digitalización.
Por ejemplo, las empresas deben garantizar el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos y cumplimiento aplicables, especialmente en el caso de información sensible. Para digitalizar y almacenar documentos correctamente, las pautas de almacenamiento deben ser reconsideradas y actualizadas. Esto incluye establecer períodos de retención y gestionar procesos de destrucción.
Además del almacenamiento correcto, la elección de la tecnología utilizada es de enorme valor. Asegúrate de que tu infraestructura digital sea confiable y pueda satisfacer los requisitos de tu empresa. Se requieren recursos y conocimientos suficientes para un uso efectivo.
Si se toman todas las medidas de seguridad y gestión necesarias, la transición de documentos en papel a digitales es un medio efectivo para aumentar la eficiencia y la productividad. Con esta tecnología, las empresas pueden optimizar sus procesos, reducir costos, crear un entorno de trabajo más verde y mejorar la gestión de documentos en papel.
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