Ante los crecientes retos para encontrar personal cualificado, los departamentos de recursos humanos de todo el mundo se enfrentan a la tarea de prepararse para el futuro.
La labor de recursos humanos ha adquirido una importancia crítica en las empresas. Es necesario identificar una solución de software óptima que pueda apoyar de la mejor manera posible las funciones operativas y estratégicas de recursos humanos. Sin embargo, el objetivo principal de este artículo no es explicar los componentes de un software de RRHH de alta calidad. En su lugar, nos centraremos en la cuestión fundamental, quizás incluso filosófica, de si se debe preferir un software de RRHH integrado o una solución «Best-of-Breed».
Una «solución de RR.HH. integrada» es aquella que puede cubrir casi todo el ciclo de vida del empleado, con sólo unas pocas excepciones. Por el contrario, una solución «Best-of-Breed» cubre sólo uno o muy pocos componentes del proceso de RRHH, reclamando el estatus de la mejor solución del mercado para ese propósito específico.
¿Cuáles son las ventajas y los inconvenientes de las soluciones «integradas» y «de gama alta»?
En términos teóricos, los argumentos son claros. La solución «Best-of-Breed» promete una ventaja estratégica al combinar lo mejor de varios mundos, proporcionando así la solución global óptima. El atractivo reside en seleccionar las mejores opciones para sistemas como la gestión de candidatos o la gestión del tiempo sin tener que hacer concesiones.
Pasemos ahora a las consideraciones prácticas e identifiquemos inmediatamente los retos: La solución «Best-of-Breed» incurre en costes elevados, puntos de contacto incoherentes, dificultades para avanzar en el proyecto, procesos de RRHH poco claros, entradas duplicadas e incoherencias en los datos. ¿Por qué ocurre esto?
Esto se debe principalmente al hecho de que los procesos de RRHH no pueden considerarse de forma aislada, sino que están entrelazados. Algunos ejemplos son:
- El candidato (gestión de candidatos) debería transferirse directamente a la nómina y a la gestión de tiempos en el momento de la contratación, pudiendo contabilizar tiempos desde el primer día.
- El contrato de trabajo debe crearse directamente desde el sistema de gestión de documentos.
- Las ausencias de la gestión de tiempos deberían estar disponibles en cualquier momento en la planificación de costes de personal y en la nómina (no sólo mensualmente), incluyendo explícitamente las ausencias futuras e incluso los horarios de los turnos.
Estos requisitos no son inventados; al contrario, son bastante habituales. Ciertamente, estos requisitos pueden aplicarse en un mundo «Best-of-Breed», pero su realización es extremadamente difícil. También habrá retos continuos en los procesos. Las interfaces no funcionarán y será necesaria la intervención manual. Antes de llegar a ese punto, cabe esperar un proyecto o una variedad de proyectos con numerosos puntos de contacto, todos ellos poco familiarizados entre sí, por no hablar de las especificaciones de las interfaces. Sin una gestión eficaz del proyecto, el proceso es todo un reto. Por lo tanto, es aconsejable seguir de cerca la evolución cuando varios proveedores de servicios y proveedores de software operan en un entorno de proyecto complejo. La necesidad de una estructura de responsabilidades clara se hace evidente, ya que todas las partes implicadas tienden a trasladar a la otra parte cualquier error en los procesos y la comunicación del sistema.
Pero la cosa va más allá: En el mercado hay comerciales altamente cualificados que saben atraer hábilmente al responsable de RRHH. Presentan representaciones visuales atractivas y hacen hincapié en funcionalidades especiales de nicho. Sin embargo, la experiencia práctica nos enseña que los departamentos de RRHH buscan herramientas sencillas y fáciles de aprender. Cuando se pregunta a los clientes si utilizan todas las funciones de un software, la respuesta suele ser encogerse de hombros. En el peor de los casos, el software se queda sin utilizar porque se percibe como demasiado complejo.
Especialmente los departamentos de RRHH de tamaño medio se dan cuenta de que «Best-of-Breed» no funciona para ellos. El departamento de RR.HH. suele estar formado por unos pocos empleados que se contentan con gestionar dos o tres soluciones, pero a la larga, resulta abrumador. Si además se produce un cambio de personal, como la salida de la empresa del especialista en planificación de costes de personal, el software deja de funcionar.
Nuestra conclusión: Las soluciones integradas de RRHH son lo contrario de lo que acabamos de describir. Son totalmente suficientes para una gran variedad de requisitos y pueden ampliarse módulo a módulo según sea necesario. Reducen los esfuerzos de coordinación, simplifican los procesos, garantizan datos integrados y, en última instancia, son más rentables. Un proveedor, un punto de contacto, un contrato, una formación y sin interfaces.
Nuestra recomendación, por tanto, no es ninguna sorpresa: «Integrado» gana a «Mejor de su clase», no en teoría, sino en la práctica.
Cuanta más funcionalidad aporte la solución integrada, mejor. Por eso en CONVOTIS hemos elegido P&I LOGA como base para nuestros servicios de RRHH. Si existe la necesidad de un complemento en un nicho, puede, por supuesto, integrarse con una solución integrada de base.