Angesichts der zunehmenden Schwierigkeiten, qualifiziertes Personal zu finden, sehen sich Personalabteilungen weltweit vor der Herausforderung, sich für die Zukunft zu rüsten.

Die Personalarbeit hat mittlerweile eine geschäftskritische Bedeutung erlangt. Es besteht die Notwendigkeit, eine optimale Software-Lösung zu identifizieren, welche sowohl die operative als auch die strategische Personalarbeit in bestmöglicher Weise unterstützen kann. Das Hauptziel dieses Artikels liegt aber nicht darin, die Komponenten einer hochwertigen HR-Software zu erläutern. Stattdessen widmen wir uns der grundlegenden, vielleicht sogar philosophischen Frage, ob eine integrierte HR-Software oder eine „Best-of-Breed“- Lösung bevorzugt werden sollte.

Eine „integrierte HR-Lösung“ ist eine Lösung, die nahezu den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters abdecken kann, mit nur wenigen Ausnahmen. Auf Englisch wird dies als „employee life cycle“ oder „from hire to retire“ bezeichnet. Im Gegensatz dazu deckt eine „Best-of-Breed“- Lösung nur einen oder sehr wenige Bestandteile des HR-Prozesses ab. Dabei beansprucht die „Best-of-Breed“- Lösung den Status der besten Lösung auf dem Markt für genau diesen speziellen Zweck.

Was sind nun die Vor- und Nachteile von „Integrierten“ und „Best-of-Breed“-Lösungen?

In der theoretischen Betrachtung sind die Argumente eindeutig. Die „Best-of-Breed“-Lösung verspricht einen strategischen Vorteil, indem sie das Beste aus verschiedenen Welten vereint und so die insgesamt optimale Lösung bietet. Es erscheint besonders attraktiv, in der Auswahl von Systemen wie dem Bewerbermanagement oder der Zeitwirtschaftslösung die besten Optionen zu bekommen, ohne dabei Kompromisse eingehen zu müssen.

Lassen Sie uns nun in die Praxis übergehen und unmittelbar die Herausforderungen benennen: Die „Best-of-Breed“-Lösung verursacht hohe Kosten, uneinheitliche Ansprechpartner, schwierige Projektverläufe, unsaubere HR-Prozesse, Doppeleingaben und Dateninkonsistenzen. Warum ist das so?

Das liegt vor allem an der Tatsache, dass HR-Prozesse nicht isoliert zu betrachten sind, sondern ineinander verschränkt sind. Beispiele:

  • Der Bewerber (Bewerbermanagement) soll bei Einstellung direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnung (Payroll) und die Zeitwirtschaft übernommen werden und schon am ersten Tag seine Zeiten buchen können. Der Arbeitsvertrag soll direkt vom Dokumentenmanagementsystem erstellt werden.
  • Fehlzeiten aus der Zeitwirtschaft sollen jederzeit auch in der Personalkostenplanung und der Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Verfügung stehen (nicht nur monatlich). Das gilt explizit auch für Fehlzeiten und sogar Schichtpläne in der Zukunft.
  • Auswertungen für die Geschäftsleitungen benötigen oftmals Daten aus unterschiedlichen Bereichen (Abrechnung, Zeiterfassung, Talentmanagement, Seminarmanagement…)

Diese Anforderungen sind nicht konstruiert, sondern im Gegenteil ganz alltäglich. Sicherlich sind diese Anforderungen auch in einer „Best-of-Breed“ – Welt umsetzbar. Die Realisierung gestaltet sich allerdings als äußerst anspruchsvoll. Es wird außerdem immer wieder Herausforderungen in den Prozessen geben. Schnittstellen werden nicht funktionieren und Sie müssen manuell eingreifen. Bevor es aber so weit ist, erwartet Sie erstmal ein Projekt oder eine Anzahl verschiedener Projekte mit einer Vielzahl von Ansprechpartnern, die sich alle nicht kennen, ganz zu schweigen von den Schnittstellenspezifikationen. Ohne eine effektive Projektsteuerung gestaltet sich der Verlauf anspruchsvoll. Daher ist es ratsam, die Entwicklungen aufmerksam zu verfolgen, wenn verschiedene Dienstleister und Softwarelieferanten in einem komplexen Projektumfeld agieren. Die Notwendigkeit einer klaren Verantwortlichkeitsstruktur wird dabei evident, da alle beteiligten Parteien tendenziell dazu neigen, etwaige Fehler in Prozessen und der Kommunikation der Systeme auf die jeweils andere Seite abzuwälzen.

Aber es geht noch weiter: Auf dem Markt existieren hochqualifizierte Vertriebsmitarbeiter, die geschickt den Reiz des Personalmanagers wecken können. Sie präsentieren ansprechende visuelle Darstellungen und betonen besondere Nischenfunktionalitäten. Dennoch lehrt uns die praktische Erfahrung, dass Personalabteilungen nach einfachen und leicht erlernbaren Tools suchen. Bei der Frage, ob Kunden alle Funktionen einer Software nutzen, erntet man oft nur Achselzucken. Im schlimmsten Fall bleibt die Software ungenutzt, weil sie als zu komplex empfunden wird.

Gerade mittelständische Personalabteilungen müssen feststellen, dass „Best-of-Breed“ nicht für sie funktioniert. Die Personalabteilung besteht meist aus nur wenigen Mitarbeitern, die froh ist, zwei oder drei Lösungen zu bedienen, aber irgendwann wird es schlicht zu viel. Kommt es dann noch zum Personalwechsel, z.B. der Spezialist für die Personalkostenplanung verlässt das Unternehmen, kann die Software nicht mehr bedient werden.

Unser Fazit: Integrierte HR-Lösungen sind genau das Gegenteil vom gerade Geschilderten. Sie sind vollständig ausreichend für eine Vielzahl von Anforderungen und können nach Bedarf Modul für Modul erweitert werden. Sie reduzieren Abstimmungsaufwände, vereinfachen Prozesse, stellen integre Daten sicher und sind am Ende auch noch günstiger. Ein Provider, ein Ansprechpartner, ein Vertrag, eine Schulung und keine Schnittstellen.

Unsere Empfehlung kommt daher wenig überraschend: „Integriert“ schlägt „Best-of-Breed“, nicht in der Theorie, aber in der Praxis.

Je mehr Funktionalität die Integrierte Lösung mitbringt, desto besser. Gerade deshalb haben wir uns bei CONVOTIS für P&I LOGA als Basis unserer HR Services entschieden. Wenn es dann doch mal ein Add-On in einer Nische sein soll, dann geht das natürlich auch mit einer integrierten Lösung als Basis.