Die Auswahl einer HR-Software sollte wohlüberlegt sein. Schließlich geht es darum, das wichtigste Gut – die Mitarbeitenden – zu managen, von der Einstellung bis zur Rente.

Dieser Artikel bietet einen Überblick über die Funktionalitäten, die moderne HR-Software beinhalten sollte.

Bevor wir auf die notwendigen Funktionalitäten eingehen, ist es wichtig zu klären, welche Stakeholder bei der Auswahl einer HR-Lösung involviert werden sollten. Neben den HRlern als Hauptnutzern sind dies die Mitarbeitenden, Führungskräfte und Personalvertretungen. Dies ist entscheidend, um eine spätere Akzeptanz der Software zu sichern.

Die Auswahl der HR-Software muss immer auf das Unternehmen zugeschnitten sein und dennoch ein Mindestmaß an Funktionalitäten bieten. So ist gewährleistet, dass die Software auch in sich ständig verändernden Unternehmensbedingungen mitwachsen und sich anpassen kann. Sie sollte sich also flexibel skalieren lassen, insbesondere in Bezug auf die Größe des Unternehmens und die verschiedenen „Module“ (Funktionalitäten).

Welche Funktionalitäten sollten in einer HR-Software mindestens vorhanden sein? Im Folgenden die zehn wichtigsten:

  1. Lohn- und Gehaltsabrechnung (Payroll): Sie bleibt unerlässlich in Unternehmen, da sie wesentliche Mitarbeiterdaten erfordert. Ohne Payroll ist kein Betrieb denkbar, denn Mitarbeiter erwarten ihre Entlohnung. Unternehmen können diesen Bereich effizient an spezialisierte Dienstleister auslagern.
  2. Personaladministration: Sie ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten und integriert idealerweise eine Terminüberwachung für Ereignisse wie Geburtstage, Jubiläen oder Zertifikatsabläufe. Zudem bietet sie Employee Self Services (ESS), bei denen Mitarbeiter beispielsweise ihre Bankverbindungen selbstständig ändern können. Moderne Softwarelösungen erlauben den mobilen Zugriff auf alle ESS-Funktionen via App.
  3. Zeitwirtschaft (Time): Angesichts neuer Gerichtsurteile hat sie an Bedeutung gewonnen. Ziel ist die lückenlose Erfassung und Bewertung von Arbeitszeiten sowie die Verwaltung von Abwesenheiten inklusive Beantragung und Genehmigung.
  4. Stellenplan: Dieser bildet bestehende und geplante Stellen ab und strukturiert sie (z.B. in Teams). Der Stellenplan ist zentral für Workflows in HR-Software.
  5. Bewerbermanagement (Recruiting): Zur Besetzung offener Stellen dient das Bewerbermanagement. Es veröffentlicht Stellenanzeigen, empfängt und filtert Bewerbungen und unterstützt den gesamten Prozess von der Vorauswahl bis zur Einstellung.
  6. Talentmanagement: Dies umfasst Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, Skillmanagement und Leistungsbeurteilung. Ziel ist die gezielte Entwicklung und Förderung von Talenten, unterstützt durch strukturierte Softwareprozesse.
  7. Seminarmanagement: Bei identifizierten Skill-Gaps oder verpflichtenden Schulungen hilft das Seminarmanagement, passende Fortbildungen zeitgerecht anzubieten und zu verwalten.
  8. Digitale Personalakte: Sie erleichtert die Verwaltung aller HR-Dokumente mit Firmen- oder Mitarbeiterbezug und steigert die Effizienz durch reduzierten Suchaufwand. Mitarbeiter können Dokumente einfach und sicher einsehen.
  9. Onboarding: Ein strukturiertes Onboarding ist entscheidend für einen positiven ersten Eindruck und eine erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiter, was zu längerer Unternehmensbindung führt.
  10. Reporting: Es bildet die Grundlage für Entscheidungen, indem es fortlaufend aktuelle Daten und Kennzahlen liefert. Integrierte HR-Lösungen ermöglichen komplexe Auswertungen über verschiedene HR-Prozesse hinweg.

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